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Einleitung & Erste Orientierung

Wozu dient dieses Handbuch?#

Dieses Bedienhandbuch ist das zentrale Nachschlagewerk und die praktische Arbeitsanleitung für den täglichen Umgang mit dem Kassensystem. Es richtet sich an alle Personen, die im Gastronomie- oder Servicebetrieb mit dem System arbeiten: neues Servicepersonal am ersten Arbeitstag, Kellner, Barmitarbeiter, Küchen- und Spülpersonal, Schichtleiter, Restaurantleiter, Buchhalter sowie den Betriebsinhaber.

Das Kassensystem vereint das tägliche Kassengeschäft am Touch-Terminal mit umfangreichen Verwaltungswerkzeugen im Backoffice, rechtlicher Absicherung gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV / GoBD) und digitalen Zusatzmodulen wie Küchen-Monitoren (KDS), Schank- und Waagenschnittstellen sowie Online-Bestellsystemen. Dieses Handbuch erklärt jede Funktion Schritt für Schritt in verständlichem Deutsch und setzt keinerlei technisches Vorwissen voraus.

Voraussetzungen & Systemverständnis#

Um mit dem Kassensystem zu arbeiten, benötigen Sie lediglich:

• Ein betriebsbereites Kassen-Terminal (physischer Touchscreen, Handheld-Tablet oder Desktop-PC) mit aktiver Netzwerkanbindung.
• Einen für Ihren Betrieb eingerichteten Mandanten (Unternehmenskonto) und einen zugewiesenen Standort (location_id).
• Einen eigenen Bedienerzugang mit einer persönlichen 4-stelligen Bediener-PIN (→ Kapitel 11 & → Kapitel 22b).

Das Kassensystem basiert auf einer modernen Ausfallsicherheit: Alle Bestell- und Kassiervorgänge werden lokal auf Ihrem Kassenplatz ausgeführt und synchronisieren sich in Echtzeit über das lokale Netzwerk mit allen anderen Terminals und den Bon-Druckern.

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Navigationskarte — Wo Sie was im Handbuch finden#

Das Handbuch ist in logische Abschnitte gegliedert. Nutzen Sie diese Übersicht, um bei Fragen im Betriebsalltag sofort das passende Kapitel aufzuschlagen:

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Konventionen in diesem Handbuch#

Um die Anleitungen auf dem Kassen-Display ohne Suchen nachzuvollziehen, gelten folgende Darstellungsregeln:

• Fettgedruckter Text in Doppelsternen (**Bediener-PIN zum Entsperren eingeben**, **Schicht öffnen**, **An die Küche senden**): Kennzeichnet den exakten, sichtbaren Text einer Schaltfläche, eines Menüpunkts, eines Eingabefelds oder einer Bildschirminformation.
• Querverweise (→ Kapitel 12): Verweisen auf das weiterführende Kapitel. Verweise sind stets als → Kapitel N formatiert.
• Verzweigungen & Fehlerszenarien: Jeder Schritt-für-Schritt-Ablauf enthält hinweise, was zu tun ist, wenn das System ein Handeln verweigert.

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Bildschirm für Bildschirm: Die Reise durch den Arbeitstag#

Wenn Sie an der Kassenstation arbeiten, bewegen Sie sich nacheinander durch fünf Hauptansichten:

[ 1. Anmeldebildschirm ] ➔ [ 2. Schicht-Verwaltung ] ➔ [ 3. Tischplan-Übersicht ] ➔ [ 4. Bestelloberfläche ] ➔ [ 5. Bezahlbereich ]

1. Der Anmeldebildschirm (LoginView.tsx / PinPadOverlay.tsx)#

• Was Sie sehen: Ein nummerisches Ziffernfeld mit der Aufforderung **Bediener-PIN zum Entsperren eingeben** (t("enter_your_operator_pin_to_unlock")).
• Funktion: Schnellanmeldung im laufenden Service über Ihre 4-stellige PIN. Für Inhaber steht zusätzlich die Eingabe von **Benutzername** und **Passwort** bereit.
• Unübersetzter Text: Oben rechts im Header erscheint das Wort Promise unübersetzt.

2. Die Schicht-Verwaltung (Header.tsx / ShiftReportView.tsx)#

• Was Sie sehen: In der Kassen-Kopfzeile befindet sich der Schicht-Button. Ist keine Schicht aktiv, zeigt der Button den Text Closed. Beim Tippen öffnet sich das Menü Shift Status mit der Schaltfläche **Schicht öffnen**.
• Funktion: Vor der ersten Bestellung muss eine Schicht eröffnet und der Anfangs-Bargeldbestand (Wechselgeld) eingegeben werden (→ Kapitel 12).

3. Die Tischplan-Übersicht (ResourceOverview.tsx)#

• Was Sie sehen: Eine grafische Karte oder Liste aller Räume und Tische (z. B. **Hauptbereich** oder **Nebenbereich**). Freie Tische sind grau, belegte Tische farbig mit dem aktuellen Zwischensummen-Betrag markiert.
• Funktion: Auswahl des Tisches für Neueingaben, Tischwechsel oder Abrechnungen (→ Kapitel 12a).

4. Die Bestelloberfläche (TransactionWorkspace.tsx / TicketSidebar.tsx)#

• Was Sie sehen: Auf der linken Seite das Kachelraster der Speisekarte mit Kategorien. Auf der rechten Seite die Bestellliste (**Aktuelle(s) Sitzung**) mit den ausgewählten Artikeln, Einzelpreisen und dem grünen Aktionsbutton **An die Küche senden**.
• Funktion: Bonieren von Speisen und Getränken, Erfassung von Extras und Übermittlung an Küche und Bar (→ Kapitel 13).

5. Der Bezahlbereich (PaymentWorkspace.tsx / CompletionWorkspace.tsx)#

• Was Sie sehen: Die Zusammenfassung der Rechnung mit Betragsauswahl, Schnellknöpfen für Trinkgeld (**Trinkgeld hinzufügen**), den Zahlungsarten (**Bar**, **Kartenzahlung**, **Gutschein**) und den Abschlussbuttons **Transaktion abschließen** und **Beleg erstellen**.
• Funktion: Kassieren, Rückgeldberechnung, Belegausstellung und TSE-Signierung (→ Kapitel 14 & → Kapitel 14a).

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Ihre erste Schicht in 10 Minuten (Vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung)#

Diese Anleitung führt eine neue Servicekraft lückenlos vom Einschalten der Kasse über den ersten Tisch bis zum Schichtabschluss am Ende des Arbeitstages.

Schritt 1: Am Kassen-Terminal anmelden#

1. Berühren Sie den Bildschirm des gesperrten Terminals.
2. Der Bildschirm zeigt den Text **Bediener-PIN zum Entsperren eingeben**.
3. Tippen Sie Ihre persönliche 4-stellige Bediener-PIN (z. B. 1234) auf dem Nummernblock ein.
4. Verzweigung — PIN falsch: Zeigt das System die Meldung Invalid PIN, haben Sie sich vertippt. Tippen Sie auf C (Clear) und geben Sie die PIN erneut ein. Bei dauerhaftem Fehler fragen Sie den Schichtleiter (→ Kapitel 22b).
5. Nach korrekter Eingabe schaltet das Terminal sofort auf die Arbeitsfläche um.

Schritt 2: Die Tages-Schicht eröffnen#

1. Prüfen Sie den Schicht-Button oben rechts in der Kopfzeile. Steht dort Closed, ist noch keine Schicht aktiv.
2. Tippen Sie auf den Button Closed. Das Fenster Shift Status öffnet sich.
3. Tippen Sie auf die blauen Schaltfläche **Schicht öffnen**.
4. Das Fenster zur Eingabe des Anfangsbestands erscheint. Zählen Sie das Wechselgeld in der Geldlade (z. B. 150,00 €), geben Sie 150.00 ein und tippen Sie auf **Schicht öffnen**.
5. Der Header-Button wird grün und zeigt die Laufzeit 0:00 an. Die Kasse ist jetzt startklar (→ Kapitel 12).
6. Verzweigung — Schicht bereits offen: Wenn ein Kollege die Schicht bereits eröffnet hat, zeigt der Button direkt die Laufzeit an. Sie können sofort mit Schritt 3 fortfahren.

Schritt 3: Einen Tisch aufnehmen & Gäste platzieren#

1. Tippen Sie in der Navigation auf **Tischplan-Übersicht**.
2. Wählen Sie auf der Karte den gewünschten freien Tisch (z. B. **Tisch 4**).
3. Das Vorschaufenster öffnet sich. Tippen Sie auf **Tisch besetzen**.
4. Geben Sie unter **Gästeanzahl (Gedecke)** die Anzahl der Personen ein (z. B. 2 für 2 PAX).
5. Tippen Sie auf **Transaktion öffnen**. Der Bildschirm wechselt in die Bestellansicht (→ Kapitel 12a).

Schritt 4: Bestellung bonieren (Artikel anbonieren)#

1. Tippen Sie links in der Kategorie-Leiste auf **Getränke**. Die Kacheln aller Getränke werden eingeblendet.
2. Tippen Sie 1x auf die Kachel Apfelschorle 0,4l und 1x auf Espresso.
3. Die Artikel erscheinen rechts in der Liste unter **Aktuelle(s) Sitzung** mit Menge und Einzelpreis.
4. Tippen Sie in der Kategorie-Leiste auf **Hauptgerichte** und wählen Sie 2x Schnitzel Wiener Art.
5. Artikel-Extras wählen: Tippen Sie auf ein gebuchtes Schnitzel. Es öffnet sich das Fenster **Auswahl anpassen**. Wählen Sie z. B. Pommes frites als Beilage und tippen Sie auf **Auswahl anpassen** (→ Kapitel 13 & → Kapitel 21).

Schritt 5: Bestellung an Küche & Bar senden#

1. Kontrollieren Sie die Bestellliste auf der rechten Seite.
2. Tippen Sie unten rechts auf den grünen Button **An die Küche senden**.
3. Das System speichert die Bestellung, druckt automatisch die Regie-Bons an den Bon-Druckern in der Küche und an der Bar aus und zeigt die Bestätigung Sent to kitchen an.
4. Der Tisch ist nun auf dem Tischplan rot als belegt markiert (→ Kapitel 13 & → Kapitel 15).

Schritt 6: Abrechnen & Bezahlen#

1. Wenn die Gäste bezahlen möchten, tippen Sie auf dem Tischplan erneut auf **Tisch 4** und wählen Sie **Abrechnen / Bon erstellen**.
2. Die Kasse zeigt den Gesamtbetrag (z. B. 48,50 €) an.
3. Zahlungsart wählen:
   • Barzahlung: Tippen Sie auf **Bar**. Gibt der Gast einen 50-Euro-Schein, tippen Sie auf die Schnellwahltaste **50 €**. Die Kasse berechnet das Rückgeld (1,50 €) und öffnet die Kassenlade.
   • Kartenzahlung: Tippen Sie auf **Kartenzahlung**. Das Kartenterminal wird aktiviert. Lassen Sie den Gast die Karte auflegen oder einstecken (→ Kapitel 14 & → Kapitel 35).
4. Trinkgeld erfassen: Möchte der Gast Trinkgeld geben (z. B. auf 52,00 € aufrunden), tippen Sie auf **Trinkgeld hinzufügen**, geben Sie den Betrag ein und tippen Sie auf **Transaktion abschließen**.

Schritt 7: Beleg ausstellen & Kassenplatz verlassen#

1. Nach dem Bezahlabschluss erscheint die Schaltfläche **Beleg erstellen**.
2. Tippen Sie auf **Beleg erstellen**. Der Bon-Drucker druckt den Kassenbon mit TSE-Signatur und QR-Code aus. Händigen Sie den Bon dem Gast aus (→ Kapitel 14a).
3. Tippen Sie oben rechts auf das Schloss-Symbol oder den Abmelden-Button. Das Terminal kehrt zum Anmeldebildschirm zurück (**Bediener-PIN zum Entsperren eingeben**). Ihr Kassenplatz ist gesichert (→ Kapitel 11).

Schritt 8: Am Schichtende die Schicht schließen#

1. Wenn der Arbeitstag beendet ist und alle Tische abkassiert sind, melden Sie sich mit einer berechtigten PIN (manager oder admin) an.
2. Tippen Sie oben im Header auf die grüne Schicht-Zeitanzeige und wählen Sie **Schicht schließen**.
3. Zählen Sie den Bargeldbestand in der Lade exakt nach, geben Sie den Betrag im Feld Zählbetrag ein und tippen Sie auf **Schicht schließen**.
4. Die Kasse druckt den rechtlich verbindlichen Z-Bericht aus, beendet die Schicht und setzt den Header-Status zurück auf Closed (→ Kapitel 12 & → Kapitel 23a).

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.