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Ersteinrichtung & Grundkonfiguration

Wozu dient das?#

Der Bereich Ersteinrichtung & Grundkonfiguration begleitet Inhaber und Administratoren bei der Inbetriebnahme des Kassensystems. Über den geführten Ersteinrichtungs-Assistenten (SetupWizard) sowie die Standorteinstellungen definieren Sie das Fundament Ihres Betriebs: Unternehmensidentität, rechtliche Belegfußzeilen, den gewählten Fiskal-Compliance-Modus, die Standorte und den primären Administrator-Zugang.

Voraussetzungen#

  • Ein aktives Kassenkonto mit Administrator-Rechten (admin-Rolle).
  • Amtliche Stammdaten Ihres Betriebs (Unternehmensname, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr.).
  • Entscheidung über das einzusetzende Fiskalmodell (Fiskaly (Cloud-TSE), Hardware-TSE oder Simulationsmodus (Testen) für Schulungszwecke).
  • Ein einsatzbereites Endgerät mit Internetverbindung zur Erstregistrierung.

Rollen#

  • Administrator (admin): Vollzugriff auf den Ersteinrichtungs-Assistenten, die Fiskalkonfiguration, Mandanteneinstellungen und Standortverwaltung.
  • Betriebsleiter (manager): Kann Standortdaten einsehen, aber den Fiskalmodus oder Haupt-Mandanteneinstellungen nicht verändern.
  • Servicepersonal (server): Kein Zugriff auf den Ersteinrichtungs-Assistenten oder die Standorteinstellungen.

Das Backoffice im Überblick#

Backoffice mit Seitenmenü Das Backoffice: links die Liste aller Bereiche von Produkt-Layout bis Standorte, oben die Leiste mit Suche und Standort, rechts der geöffnete Bereich, hier der Schichtbericht. BACKOFFICE VERLASSEN >_ BACKOFFICE Verwaltung PRODUKT-LAYOUT MENÜ-EDITOR LAGERVERWALTUNG PREIS- & RABATTREGELN RAUMPLAN-EDITOR TISCH-LEBENSZYKLUS GESCHÄFT FISKAL DRUCKEN GERÄTE ROLLEN & BERECHTIGUNGEN KI-ASSISTENT INHABER-DASHBOARD SCHICHTVERWALTUNG KARTENABSTIMMUNG DATENEXPORTE NEUER MANDANT QR-CODES KUNDEN STANDORTE GUTSCHEINE ARBEITSZEIT KORRIGIEREN MARKETING PMS FRANCHISE BRANDING SUCHEN... HAUPTSTANDORT DE - DEUTSCH Schichtbericht Geöffnet: Nov 09, 20:23 | Status: OPEN BERICHT EXPORTIEREN BRUTTOUMSATZ 404,30 € GEDECKE GESAMT 16 DURCHSCHN. BON 67,38 € PERSONALKOSTEN — STÜNDLICHER UMSATZ Verteilung nach Stunde 19:00 20:00 21:00 22:00 TOP-KATEGORIEN Mains 290,30 € Drinks 61,50 € Starters 27,80 € Desserts 24,70 € 1 2 3 4 5
Backoffice: links die Liste der Bereiche, oben die Leiste mit Suche und Standort, rechts der geöffnete Bereich Schichtbericht

Sie erreichen das Backoffice über BACKOFFICE in der Hauptleiste der Kasse.

  • 1 BACKOFFICE VERLASSEN führt zurück in die Kasse.
  • 2 Die Liste der Bereiche: PRODUKT-LAYOUT, MENÜ-EDITOR, LAGERVERWALTUNG, PREIS- & RABATTREGELN, RAUMPLAN-EDITOR, TISCH-LEBENSZYKLUS, GESCHÄFT, FISKAL, DRUCKEN, GERÄTE, ROLLEN & BERECHTIGUNGEN, KI-ASSISTENT, INHABER-DASHBOARD, SCHICHTVERWALTUNG, KARTENABSTIMMUNG, DATENEXPORTE, NEUER MANDANT, QR-CODES, KUNDEN und STANDORTE. Administratoren sehen alle. Manager sehen PRODUKT-LAYOUT, MENÜ-EDITOR, LAGERVERWALTUNG, PREIS- & RABATTREGELN, RAUMPLAN-EDITOR, DRUCKEN, SCHICHTVERWALTUNG, KARTENABSTIMMUNG, DATENEXPORTE, QR-CODES und KUNDEN. Prüfer sehen nur DATENEXPORTE.
  • 3 Der geöffnete Bereich ist hervorgehoben, hier SCHICHTVERWALTUNG.
  • 4 Die obere Leiste mit der Suche, dem Standort (HAUPTSTANDORT) und der Sprache bleibt in jedem Bereich stehen.
  • 5 Rechts erscheint der gewählte Bereich. Im Bild der Schichtbericht mit der Schaltfläche BERICHT EXPORTIEREN.

Bildschirm für Bildschirm#

1. Ersteinrichtungs-Assistent (SetupWizard)#

  • Schritt 1: Willkommen
    • Titel: Willkommen in Ihrem Restaurant! (bei Gastronomie-Preset) bzw. Willkommen in Ihrer Werkstatt! (bei Werkstatt-Preset).
    • Untertitel: Lassen Sie uns das Wichtigste in wenigen Schritten vorbereiten.
    • Schaltfläche: Einrichtung starten mit Raketen-Symbol – Startet den 3-stufigen Assistenten.
  • Schritt 2: Unternehmensidentität
    • Fortschrittsbalken: Zeigt den aktuellen Fortschritt im Assistenten an.
    • Feld "Unternehmensname": Eingabefeld für den offiziellen Firmennamen (z. B. z. B. Waterfront Bistro).
    • Feld "Belegfußzeile": Mehrzeiliges Textfeld für Dankestexte, Öffnungszeiten oder rechtliche Angaben auf dem Kassenbon (Standard: "Thank you for your visit!").
    • Schaltfläche "Weiter": Speichert die Identitätsdaten lokal und schaltet auf Schritt 3 um.
  • Schritt 3: Fiskal-Compliance
    • Auswahlkarte 1: "Simulationsmodus (Testen)": Beschreibung Simulieren Sie die Fiskalisierung für Schulungs- und Entwicklungszwecke.
    • Auswahlkarte 2: "Fiskaly (Cloud-TSE)": Beschreibung Schnelle Einrichtung über unseren Cloud-Compliance-Partner.
    • Auswahlkarte 3: "Hardware-TSE": Beschreibung Verwenden Sie eine physische SD/USB-TSE, die an Ihr Terminal angeschlossen ist.
    • Schaltfläche "Weiter": Übernimmt die Fiskalauswahl und schaltet auf Schritt 4 um.
  • Schritt 4: Personalsicherheit
    • Feld "Name des Mitarbeiters": Eingabe des Namens für das Admin-Profil (Vorausgefüllt mit dem Kontonamen).
    • Feld "4-stellige PIN": Eingabefeld mit Schlüssel-Symbol; akzeptiert exakt 4 Ziffern (\d{4}).
    • Schaltfläche "Einrichtung abschließen": Sendet alle Daten an das Backend. Bei Aktivität erscheint der Ladeindikator Wird erstellt....
  • Fußzeilen-Link:
    • Schaltfläche "Einrichtung überspringen (manuell in den Einstellungen konfigurieren)": Schließt den Assistenten ohne Speichern der Folgeschritte.

2. Standortverwaltung (LocationSettings)#

  • Kopfzeile:
    • Titel: Standortverwaltung.
    • Beschreibung: Konfigurieren und fügen Sie Geschäftsstandorte hinzu.
    • Schaltfläche "+ Standort hinzufügen" (+ Add Location): Öffnet das Formular für neue Standorte.
  • Formular "Neuer Standort":
    • Feld "Standortname": Eingabefeld (Platzhalter z. B. Waterfront Bistro).
    • Feld "Adresse (optional)": Eingabefeld (Platzhalter Straße, Stadt).
    • Schaltfläche "Abbrechen": Schließt das Formular.
    • Schaltfläche "Standort erstellen": Sendet die Standortdaten an das Backend.
  • Standort-Kartenliste:
    • Icon & Name: Standortname mit Kartenstecknadel-Icon.
    • Adresse: Angezeigte Adresse oder Hinweis Keine Adresse angegeben.
    • ID-Label: Eindeutige Kennung im Format ID: {{id}}.
    • Status-Badge: Aktiv in Grün oder Inaktiv in Grau.
    • Kippschalter-Button: Deaktivieren mit ToggleRight / Aktivieren mit ToggleLeft.
    • Öffnungszeit & Servicefenster (OpeningHour): Wochenraster zur Festlegung der Öffnungszeiten je Standort (Wochentag, von/bis im Format "HH:MM"), verbindlich für Tischreservierungen und Online-Bestellungen.

Schritt für Schritt (mit Verzweigungen)#

Pfad A: Ersteinrichtung über den Assistenten durchführen#

  1. Melden Sie sich zum ersten Mal im Kassen-Backoffice an. Der Assistent startet automatisch im Vollbild-Overlay.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung starten.
    • Verzweigung A1 (Manuelles Überspringen): Möchten Sie die Werte später in den Einstellungen eintragen, klicken Sie unten auf Einrichtung überspringen (manuell in den Einstellungen konfigurieren).
  3. Im Schritt Unternehmensidentität:
    • Tragen Sie den Namen Ihres Betriebs in Unternehmensname ein.
    • Tragen Sie den Fußzeilentext für Bons in Belegfußzeile ein.
    • Klicken Sie auf Weiter.
  4. Im Schritt Fiskal-Compliance:
    • Wählen Sie Fiskaly (Cloud-TSE) für reine Cloud-Fiskalisierung.
    • Wählen Sie Hardware-TSE, falls Sie eine physische USB/SD-TSE an einem lokalen Terminal nutzen.
    • Wählen Sie Simulationsmodus (Testen) für Test- und Demonstrationsumgebungen.
    • Klicken Sie auf Weiter.
  5. Im Schritt Personalsicherheit:
    • Prüfen Sie den Name des Mitarbeiters.
    • Geben Sie eine eindeutige 4-stellige PIN in 4-stellige PIN ein.
    • Klicken Sie auf Einrichtung abschließen.

Pfad B: Standorte anlegen und verwalten#

  1. Navigieren Sie im Backoffice zu den Standorteinstellungen.
  2. Klicken Sie auf Standort hinzufügen.
  3. Geben Sie im Formular den Standortname ein.
  4. Geben Sie optional unter Adresse (optional) Straße und Ort ein.
  5. Klicken Sie auf Standort erstellen.
  6. Um einen Standort vorübergehend zu deaktivieren, klicken Sie bei der jeweiligen Standortkarte auf Deaktivieren. Der Status wechselt auf Inaktiv.

Fallen & Schwer änderbare Entscheidungen#

WARNUNG: Folgende Entscheidungen bei der Ersteinrichtung lassen sich im laufenden Betrieb nur unter erschwerten Bedingungen korrigieren:

  1. Fiskal-Compliance-Modus:
    • Ein Wechsel vom Simulationsmodus (Testen) zu Fiskaly (Cloud-TSE) oder Hardware-TSE nach Eröffnung des Live-Betriebs ist für den Produktivmandanten endgültig. Ein Zurückschalten im Live-Betrieb wird vom System mit der Fehlermeldung Receipt cannot be issued in live mode: Mock TSE provider is not permitted blockiert.
  2. Standort-Zuordnung der Geräte:
    • Registrierte POS-Terminals, Küchen-Drucker und Schichtdaten sind strikt an die ID: {{id}} des jeweiligen Standorts gebunden. Nachträgliches Verlegen eines Terminals in einen anderen Standort erfordert die vollständige Deaktivierung und Re-Registrierung des Geräts.
  3. Branchen-Preset:
    • Die Wahl zwischen Restaurant- und Werkstatt-Preset definiert grundlegende Datenstrukturen (Tische & KDS vs. Stellplätze & Kautionen). Ein nachträglicher Wechsel erfordert ein Zurücksetzen des Mandanten.

Was passiert im Hintergrund#

  • Das Aufrufen von Einrichtung abschließen führt drei aufeinanderfolgende API-Aufrufe aus:
    1. PUT /tenant-settings/printing mit dem Body {"receipt_footer_text": setupData.footerText}.
    2. PUT /tenant-settings/fiscal mit dem Body {"fiscal_mode": setupData.fiscalMode}.
    3. POST /staff mit {"name": setupData.staffName, "pin": setupData.staffPin, "role": "admin"}.
  • Das Backend validiert den Fiskalmodus gegen die Datenbank-Eigenschaft des Mandanten. Produktivmandanten verlangen gültige TSE-Parameter.
  • Bei der Standort-Erstellung generiert die Datenbank eine UUID (location_id), legt Standard-Kassenzonen an und registriert ein Ereignis im Audit-Log.

Häufige Probleme#

1. Admin role required#

  • Meldung: Admin role required
  • Ursache: Der angemeldete Benutzer besitzt nur die Rolle server oder manager und versucht, Einstellungen des Ersteinrichtungs-Assistenten zu speichern.
  • Lösung: Melden Sie sich mit einem Administrator-Konto an oder bitten Sie den Inhaber, Ihnen die Systemrolle admin zuzuweisen.

2. Only production tenants can use live fiscal mode#

  • Meldung: Only production tenants can use live fiscal mode
  • Ursache: Im Assistenten wurde Fiskaly (Cloud-TSE) oder Hardware-TSE für einen Mandanten im Testmodus (trial_mode) ausgewählt.
  • Lösung: Schalten Sie den Fiskalmodus im Assistenten auf Simulationsmodus (Testen) um oder stufen Sie den Mandanten im Admin-Portal auf einen Produktivmandanten hoch.

3. Cannot reset a production tenant — KassenSichV data retention applies#

  • Meldung: Cannot reset a production tenant — KassenSichV data retention applies
  • Ursache: Ein Administrator versucht, einen Produktiv-Mandanten nach fehlerhafter Ersteinrichtung vollständig zurückzusetzen.
  • Lösung: Aus rechtlichen Gründen (§ 146a AO GoBD) dürfen Produktivdaten nicht gelöscht werden. Korrigieren Sie falsche Stammdaten einzeln im Backoffice oder legen Sie einen neuen Mandanten an.

4. Username already registered#

  • Meldung: Username already registered
  • Ursache: Der im Schritt "Personalsicherheit" angegebene Mitarbeitername erzeugt einen Benutzernamen, der im aktuellen Mandanten bereits existiert.
  • Lösung: Geben Sie im Feld Name des Mitarbeiters einen eindeutigen Namen ein (z. B. mit Nachnamen oder Initialen).

5. Location not found#

  • Meldung: Location not found
  • Ursache: Das Terminal versucht, sich an einer Standort-ID anzumelden, die gelöscht oder deaktiviert wurde.
  • Lösung: Öffnen Sie die Standortverwaltung, prüfen Sie den Status des Standorts und schalten Sie ihn wieder auf Aktivieren.

6. Die Schaltfläche "Einrichtung abschließen" ist deaktiviert#

  • Meldung: (Keine Fehlermeldung, Button bleibt ausgegraut)
  • Ursache: Im Feld 4-stellige PIN wurden weniger als 4 Ziffern eingegeben oder Buchstaben verwendet.
  • Lösung: Geben Sie im Feld 4-stellige PIN exakt 4 numerische Ziffern ein.

7. Preset {preset_id} not found#

  • Meldung: Preset {preset_id} not found
  • Ursache: Bei der Mandanten-Bereitstellung wurde ein ungültiges Branchen-Preset übergeben.
  • Lösung: Wählen Sie bei der Bereitstellung ein gültiges Preset (restaurant oder rental_workshop).

8. TSE clock reset to 1970 epoch detected. Transaction blocked until time synchronisation.#

  • Meldung: TSE clock reset to 1970 epoch detected. Transaction blocked until time synchronisation.
  • Ursache: Die Systemzeit des Endgeräts oder der angeschlossenen Hardware-TSE ist auf das Unix-Epoch-Jahr 1970 zurückgefallen (z. B. leere Pufferbatterie).
  • Lösung: Stellen Sie sicher, dass das Kassen-Terminal eine funktionierende Internetverbindung hat, um die Uhrzeit via NTP zu synchronisieren.

Grenzen#

  • Der Ersteinrichtungs-Assistent richtet weder Artikel, Preise noch Tischpläne ein (→ Kapitel 21 Speisekarte & Kapitel 21b Saalplan).
  • Die Konfiguration der Kassenmeldepflicht im Kassen-Backoffice entbindet nicht von der gesetzlichen Pflicht zur Ausfüllung der offiziellen Kassenmeldung bei der Finanzbehörde.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.