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Lager & Wareneinsatz

Wozu dient das?#

Das Modul Lager & Wareneinsatz verwaltet Bestände von Verkaufsprodukten und Rohzutaten in Echtzeit. Es ermöglicht die Hinterlegung komplexer Rezepturen (Stücklisten / Bill of Materials), sodass beim Verkauf eines Gerichts an der Kasse automatisch die exakten Verbrauchsmenge der einzelnen Zutaten vom Lager abgebucht werden. Neben der automatischen Abbuchung unterstützt das System manuelle Wareneingänge, Inventurkorrekturen sowie die strukturierte Erfassung von Schwund (Bruch, Verderb, Personalverpflegung). Bei Erreichen des Ausverkaufsstandes schützt eine integrierte Verkaufssperre das Kassen-Terminal vor Fehlbuchungen.

Rollen#

  • Administrator / Manager (admin, manager): Besitzt den vollen Zugriff auf das Backoffice. Kann Bestandstracking aktivieren, Meldebestände definieren, Rezepturen anlegen und ändern, manuelle Bestandsanpassungen durchführen, Schwund erfassen und Inventurdaten auswerten.
  • Kassenpersonal / Bediener (staff, waiter): Kann Bestände im Kassen-Terminal einsehen. Ausverkaufte Artikel (Out) werden am Terminal automatisch ausgegraut und gesperrt. Bediener haben im Standard keinen Zugriff auf die Anpassung von Rezepturen oder das Überschreiben von Lagerbeständen im Backoffice.

Voraussetzungen#

  • Ihr Gastro-Standort ist im Kassensystem angelegt.
  • Der Artikelkatalog (→ Kapitel 21) ist vollständig konfiguriert.
  • Für die Nutzung von Rezepturen sind alle Rohzutaten (z. B. „Rinder-Patty 150g“, „Burger-Brötchen“, „Gouda-Scheibe“, „Sauce 20ml“) als eigenständige Produkte im Katalog angelegt.

Bildschirm für Bildschirm#

Im Backoffice öffnen Sie LAGERVERWALTUNG. Oben stehen der Titel Lagerverwaltung und die Zeile Lagerbestände und Bewegungshistorie verfolgen.

Lagerverwaltung Backoffice-Bereich Lagerverwaltung mit der Schaltfläche Artikel erfassen, der Tabelle mit Produkt, Kategorie, Bestand und Verfolgung und der Maske Lagerbestand korrigieren mit Mengenänderung, Grund und Korrektur bestätigen. BACKOFFICE VERLASSEN >_ BACKOFFICE Verwaltung PRODUKT-LAYOUT MENÜ-EDITOR LAGERVERWALTUNG PREIS- & RABATTREGELN RAUMPLAN-EDITOR TISCH-LEBENSZYKLUS GESCHÄFT FISKAL DRUCKEN GERÄTE ROLLEN & BERECHTIGUNGEN KI-ASSISTENT INHABER-DASHBOARD SCHICHTVERWALTUNG KARTENABSTIMMUNG DATENEXPORTE NEUER MANDANT QR-CODES KUNDEN STANDORTE GUTSCHEINE ARBEITSZEIT KORRIGIEREN MARKETING PMS FRANCHISE BRANDING Lagerverwaltung Lagerbestände und Bewegungshistorie verfolgen Artikel erfassen PRODUKT KATEGORIE BESTAND VERFOLGUNG AKTIONEN Grüne Bowl Starters 24 Aktiv Anpassen Pizza Napoli Mains Niedrig · 3 Aktiv Anpassen Rinderfilet 250g Mains Aus Aktiv Anpassen Lagerbestand korrigieren Mengenänderung (Delta) -2 Grund Bruch Notiz (optional) z. B. Bruch bei Zubereitung KORREKTUR BESTÄTIGEN 1 2 3 4 5 6
Lagerverwaltung mit Bestandstabelle und der Maske Lagerbestand korrigieren
  • 1 Artikel erfassen öffnet die Maske Produkt im Lager erfassen: Dort wählen Sie unter Produkt auswählen einen Artikel und tippen auf Verfolgung aktivieren.
  • 2 Die Tabelle mit PRODUKT, KATEGORIE, BESTAND, VERFOLGUNG und AKTIONEN. Bei knappem Bestand steht Niedrig, bei leerem Bestand Aus. Ein Pfeil blendet die Bewegungshistorie (letzte 10) der Zeile ein oder aus.
  • 3 Anpassen öffnet die Maske Lagerbestand korrigieren.
  • 4 Mengenänderung (Delta): positiv für Zugang, negativ für Abgang.
  • 5 Grund: Zur Wahl stehen restock (Wareneingang), waste (Schwund) und adjustment (Inventurkorrektur). Die Namen erscheinen in der Maske noch auf Englisch.
  • 6 KORREKTUR BESTÄTIGEN bucht die Änderung. Ein Feld Notiz (optional) nimmt eine Erläuterung auf. Die Kasse meldet Bestand erfolgreich angepasst.

Schritt für Schritt#

1. Bestandsführung aktivieren#

  1. Öffnen Sie im Backoffice LAGERVERWALTUNG.
  2. Tippen Sie auf Artikel erfassen, wählen Sie unter Produkt auswählen den Artikel und tippen Sie auf Verfolgung aktivieren. Die Kasse meldet Produkt erfolgreich im Lager erfasst.
  3. Artikel ohne Verfolgung gelten als unbegrenzt lieferbar. Es finden keine Bestandsprüfungen oder Abbuchungen statt.
  4. Der Meldebestand eines Artikels gehört zum Lagereintrag. Erreicht der Bestand ihn, zeigt die Spalte BESTAND Niedrig; bei null oder weniger Aus. Eine Eingabemaske für den Meldebestand gibt es in der Lagerverwaltung nicht.

2. Wareneingang und Inventurkorrektur#

  1. Tippen Sie in der Zeile des Artikels auf Anpassen.
  2. Geben Sie unter Mengenänderung (Delta) die Menge ein, zum Beispiel 50 für eine Lieferung oder -3 für fehlende Einheiten.
  3. Wählen Sie unter Grund restock, adjustment oder waste.
  4. Tragen Sie bei Bedarf eine Notiz (optional) ein, etwa die Lieferscheinnummer, und tippen Sie auf KORREKTUR BESTÄTIGEN.

3. Rezeptur (Stückliste) eines Artikels#

Das System kann beim Verkauf eines Gerichts die Zutaten aus einer Rezeptur abbuchen. Für das Anlegen und Ändern einer Rezeptur gibt es in der Kasse keine Bedienoberfläche: Weder in der LAGERVERWALTUNG noch im MENÜ-EDITOR finden Sie eine Zutatenliste. Rezepturen werden über die Schnittstelle der Plattform (→ Kapitel 37) oder durch Ihren Betreuer hinterlegt.

4. Schwund und Ausschuss erfassen#

  1. Tippen Sie bei dem Artikel auf Anpassen.
  2. Wählen Sie unter Grund waste und geben Sie die Menge als negativen Wert ein.
  3. Nennen Sie den Anlass in der Notiz (optional), zum Beispiel Verderb, Bruch, Personalverpflegung oder Vorbereitungsverlust. Das Protokoll hält den Vorgang unveränderlich im Bewegungsverlauf fest.

Vollständiges Praxisbeispiel: Rezeptur & Food-Cost-Auswirkung#

Das Szenario#

In einem Burger-Restaurant wird der Artikel „Cheeseburger Spezial“ zum Verkaufspreis von 12,00 Euro angeboten.

Für diesen Artikel wird folgende Rezeptur im System angelegt:

  • 1x Brötchen „Brioche Bun“ (Einkaufspreis: 0,40 €)
  • 1x Patty „Rinder-Patty 150g“ (Einkaufspreis: 1,80 €)
  • 1x Scheibe „Gouda Käse“ (Einkaufspreis: 0,30 €)
  • 20g „House-Sauce“ (Einkaufspreis: 0,20 €)

Soll-Wareneinsatz pro Burger: 0,40 € + 1,80 € + 0,30 € + 0,20 € = 2,70 Euro (Wareneinsatzquote: 22,5 %).

Was bei Bonierung passiert#

Wird an Kassen-Terminal 1 zwei Mal der „Cheeseburger Spezial“ verkauft:

  1. Das System erkennt das Vorhandensein der Rezeptur.
  2. Es reduziert automatisch die Bestände der einzelnen Zutaten:
    • Brioche Bun: -2 Stück
    • Rinder-Patty 150g: -2 Stück
    • Gouda Käse: -2 Scheiben
    • House-Sauce: -40 Gramm
  3. Der Lagerbestand des Verkaufsartikels „Cheeseburger Spezial“ selbst bleibt unverändert, um Doppelabbuchungen zu verhindern.

Die Auswirkung einer fehlerhaften Rezeptur#

Wird bei der Konfiguration der Rezeptur versehentlich eingetragen:

  • Fehler 1: 150 Stück „Rinder-Patty“ anstelle von 1 Stück (oder Eingabe in Gramm statt Stück).
  • Fehler 2: Verknüpfung der falschen Zutaten-ID (z. B. Verknüpfung mit „Wagyu-Patty 200g“ zu 8,00 € statt „Rinder-Patty 150g“).

Folgen der Fehlkonfiguration:

  1. Rapider Geister-Bestandsabbau: Bereits nach dem Verkauf von 5 Burgern bucht das System 750 Patties ab. Der Lagerbestand des Patties springt sofort auf Out (0 Stück).
  2. Fehlerhafte Verkaufssperre: Die Kasse sperrt den Verkauf des Burgers, obwohl das Kühlregal physisch noch voll ist.
  3. Massive Verfälschung der Food-Cost-Analysen: Im Inhaber-Dashboard schnellt der berechnete Wareneinsatz für den Burger theoretisch auf über 270,00 Euro hoch. Die Deckungsbeitragsrechnung und Rohertragsanalysen im Backoffice werden unbrauchbar.

Was passiert im Hintergrund#

  • Rezeptur-Abbuchungspriorität (ADR-0022): Wenn für ein Produkt Einträge in der Rezepturtabelle (RecipeItem) existieren, bucht das Kassensystem bei Bestellungen ausschließlich die in der Rezeptur hinterlegten Zutaten ab. Das eigene Lagerkonto des Verkaufsartikels wird dabei nicht abgebucht, selbst wenn für den Verkaufsartikel track_stock = True eingestellt ist. Besitzt das Produkt keine Rezeptur, greift das direkte Bestandskonto des Artikels.
  • Atomare Depletion & Rollback: Die Bestandsprüfung und -abbuchung aller Zutaten einer Bestellung erfolgt in einer einzigen Datenbank-Transaktion. Reicht auch nur eine einzige Zutat mit aktiviertem Tracking nicht aus, wird die gesamte Abbuchung durch ein Datenbank-Rollback abgebrochen. Es entstehen keine unvollständigen Teilabbuchungen.
  • Ausverkaufssperre mid-service: Fällt der Bestand einer Zutat auf 0, signalisiert der Backoffice-Service dies per Event an die Kassen-Terminals. Der Artikel wird auf der Kassenoberfläche sofort als nicht verfügbar markiert. Wird ein Artikel genau in dem Moment geboniert, in dem ein anderes Terminal die letzte Einheit verkauft, bricht der Checkout mit dem Fehler 409 Conflict: Out of stock ab.
  • Automatische Stornorückbuchung: Wird ein Artikel aus einer aktiven Kassenbestellung entfernt oder die gesamte Bestellung storniert, bucht das System die Zutatenmengen automatisch mit dem Grund restock wieder dem Lagerbestand zu.
  • Kaskadierende Rezepturen & Zyklen: Das System unterstützt verschachtelte Rezepturen (z. B. Burger -> Sauce -> Mayo-Basis) bis zu einer maximalen Tiefe von 3 Ebenen. Selbstreferenzierende oder zirkuläre Abhängigkeiten (z. B. A enthält B, B enthält A) werden beim Erstellen vom System erkannt und unterbunden.

Häufige Probleme#

  • Out of stock: {product_id} / Out of stock: {ing_id}
    • Ursache: Der Bestand des Verkaufsartikels oder einer seiner Rezepturzutaten ist 0 oder unzureichend, während track_stock = True aktiv ist.
    • Lösung: Führen Sie unter Inventory → Adjust einen Wareneingang (restock) für die betroffene Zutat durch oder deaktivieren Sie die Bestandsverfolgung.
  • Stock quantity cannot be negative
    • Ursache: Eine manuelle Bestandskorrektur oder Schwunderfassung würde den aktuellen Bestand unter 0 senken.
    • Lösung: Überprüfen Sie den physischen Ist-Bestand. Erfassen Sie bei Bedarf zuerst den tatsächlichen Wareneingang, bevor Sie Abzüge vornehmen.
  • Conflict: The stock item has been modified by another user.
    • Ursache: Ein anderer Benutzer oder ein paralleler Kassenverkauf hat den Bestand des Artikels zeitgleich verändert (Optimistic Concurrency Control).
    • Lösung: Laden Sie die Ansicht neu und wiederholen Sie die Eingabe.
  • Cyclic or recursive recipe detected / Cyclic or self-referential recipe item not allowed / Cyclic recipe detected during depletion
    • Ursache: In der Rezeptur wurde eine zirkuläre Verknüpfung angelegt (z. B. Produkt A enthält Produkt B und Produkt B enthält Produkt A).
    • Lösung: Öffnen Sie den Rezeptur-Editor und entfernen Sie die fehlerhafte Querverknüpfung.
  • Recipe nesting exceeds maximum depth of 3 levels
    • Ursache: Die Rezeptur ist über mehr als 3 Ebenen ineinander verschachtelt (z. B. Gericht -> Zwischenprodukt -> Halbfabrikat -> Rohstoff -> Zutat).
    • Lösung: Vereinfachen Sie die Rezepturstruktur, indem Sie Zwischenprodukte direkt als Zutaten anlegen.
  • Duplicate ingredient in recipe
    • Ursache: Dieselbe Zutat wurde mehrfach in die Rezeptur desselben Artikels eingefügt.
    • Lösung: Löschen Sie den doppelten Zutaten-Eintrag und passen Sie die Menge des verbleibenden Eintrags an.
  • Recipe item quantity must be > 0
    • Ursache: Bei der Eingabe einer Rezepturzutat wurde die Menge 0 oder ein negativer Wert eingegeben.
    • Lösung: Tragen Sie eine gültige Verbrauchsmenge größer als 0 ein.
  • Waste quantity must be positive
    • Ursache: Beim Aufruf der Schwund-Schnittstelle wurde eine Menge von 0 oder ein negativer Wert übergeben.
    • Lösung: Geben Sie die abzubuchende Schwundmenge als positiven Betrag an (das System rechnet den Abzug intern um).

Grenzen#

  • Das Modul führt keine automatisierten Lieferanten-Nachbestellungen (Purchase Orders) oder automatischen EDI-Bestellungen aus.
  • Eine Verfolgung von Chargennummern, Seriennummern oder spezifischen Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) pro Einzelgebinde ist nicht enthalten.
  • Im laufenden Kassenbetrieb können Bestände bei aktivierter Verfolgung nicht unter 0 fallen; ein „Verkauf auf negativen Bestand“ ist systemseitig gesperrt.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.