Datenexporte (DSFinV-K, DATEV & Mandanten-Export)

1. Wozu dient das?#

Das Exportmodul stellt sämtliche im Kassensystem erfassten Buchungs- und Stammdaten in gesetzlich definierten Standardformaten für Betriebsprüfer (DSFinV-K 2.3) und Steuerberater (DATEV CSV) bereit. Hierdurch wird gewährleistet, dass Prüfungssoftware wie IDEA alle Verkäufe, Einzelpositionen, Steuersätze, Zahlungsarten und TSE-Protokolle strukturiert einlesen und auf Vollständigkeit und Lückenlosigkeit überprüfen kann.

Ergänzend bietet das System einen vollständigen Mandanten-Export (alle Daten) nach Art. 20 und Art. 28 DSGVO. Betreiber können damit den gesamten originären Datenbestand ihres Betriebs in maschinenlesbarer Form exportieren und sichern (z. B. bei Betriebswechsel oder zur Erfüllung eigener Aufbewahrungspflichten).

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (10 Jahre): Nach § 147 AO gilt in Deutschland eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht für alle Kassendaten und Schnittstellenexporte. Der Betreiber ist gesetzlich verpflichtet, erzeugte Exporte und Grundaufzeichnungen zusätzlich an einem sicheren externen Ort (z. B. auf einem sekundären Datenträger oder im schreibgeschützten WORM-Cloudspeicher) aufzubewahren.

2. Rollen und Berechtigungen#

Inhaber (admin): Uneingeschränktes Recht zur Generierung und zum Download aller DSFinV-K- und DATEV-Exporte, zur Auslösung des vollständigen Mandanten-Exports (alle Daten) sowie zur Konfiguration der DATEV-Sachkonten.
Manager (manager): Berechtigt zum Erstellen und Herunterladen von DSFinV-K- und DATEV-Exporten für den zugewiesenen Standort (kein Zugriff auf den Mandanten-Vollexport).
Betriebsprüfer (auditor): Lese- und Download-Rechte für alle steuerlich relevanten Exporte im Rahmen einer Prüfung.
Bediener / Servicekraft (waiter): Keinerlei Zugriff auf den Exportbereich oder den Download von Finanzdaten.

3. Voraussetzungen#

Eine angemeldete Benutzerrolle mit Administrations- oder Prüferrechten (admin, manager oder auditor).
Für DATEV-Exporte: Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) in den Einstellungen unter Buchhaltung. Die Erlöskonten sind Vorgaben des Kontenrahmens (SKR03: 8400 für 19 %, 8300 für 7 %).
Es muss mindestens ein abgeschlossener Tagesabschluss (Z-Bon) im ausgewählten Zeitraum vorhanden sein; offene Schichten werden nicht exportiert. Standorte außerhalb Deutschlands exportieren nicht über DATEV.

4. Bildschirm für Bildschirm#

4.1. DSFinV-K Export Section (`modules/backoffice/DsfinvkExportSection.tsx`)#

Spezialansicht für die Vorbereitung von Finanzamts-Prüfungsexporten:

Kopfzeile: Titel **DSFinV-K Prüfungsexporte** und Beschreibung "Standardisierte Datenschnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K 2.3)."
Datums-Eingabemaske:
- **Startdatum**: Auswahlfeld für den Beginn des Exportzeitraums (Voreinstellung: 1. des aktuellen Monats).
- **Enddatum**: Auswahlfeld für das Ende des Exportzeitraums.
Aktionsbereich:
- Button **Compliance-ZIP erstellen** (data-ai-id="fiscal.export_btn"): Startet die Paketierung des DSFinV-K-Archivs.
- Prüfmerkmale (Checkmarks): **Vollständige Transaktionen**, **TSE-Protokoll**, **Stammdaten**.
Informationskacheln (Grid):
- **Prüfungsbereit**: "Exporte enthalten alle 7 obligatorischen CSV-Dateien plus die index.xml, die für die Prüfsoftware IDEA erforderlich ist."
- **Datenaufbewahrung**: "Das deutsche Recht schreibt eine 10-jährige Datenaufbewahrung vor. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Exporte an einem sekundären, sicheren Ort speichern."
- **Verifizierung**: "Jeder Export wird vor der Paketierung intern auf strukturelle Vollständigkeit geprüft."

4.2. Datenexporte Hauptansicht (`modules/backoffice/ExportsScreen.tsx`)#

Datenexporte mit Zeitraum, Exportknöpfen und Export-Verlauf

1 STARTDATUM und ENDDATUM legen den Zeitraum des Exports fest.
2 DATEV GENERIEREN erstellt die Buchungsdatei für Ihren Steuerberater.
3 DSFINV-K GENERIEREN erstellt das Archiv für die Betriebsprüfung.
4 Der EXPORT-VERLAUF mit ERSTELLT AM, TYP (DSFinV-K Archiv, DATEV CSV oder Allgemein) und STATUS (Bereit, In Arbeit, Ausstehend, Fehlgeschlagen). Ohne Exporte steht dort Noch keine Exporte.
5 Herunterladen lädt einen fertigen Export. Schlägt es fehl, meldet die Kasse Download fehlgeschlagen.

Zentrale Übersicht und Verwaltung aller laufenden und historischen Exportjobs:

Kopfzeile: Titel **Datenexporte** mit Untertitel "Generieren Sie rechtliche und buchhalterische Archive zur Einhaltung von Vorschriften."
Aktions-Buttons (Oben rechts):
- Button **DATEV generieren** (mit Excel-Icon)
- Button **DSFinV-K generieren** (mit Archiv-Icon)
Bereich Export-Verlauf:
- Such- und Aktualisieren-Header: Button mit RefreshCw-Icon zum manuellen Erneuern des Jobstatus.
- Tabelle Export-Verlauf:
  - Spalte **Erstellt am**: Datum und Uhrzeit der Erstellung (MMM dd, yyyy · HH:mm).
  - Spalte **Typ**: **DSFinV-K Archiv** oder **DATEV CSV**.
  - Spalte **Status**: Status-Badge (**Bereit** grün, **In Arbeit** blau mit Spinner, **Ausstehend** grau, **Fehlgeschlagen** rot).
  - Spalte **Aktion**: Button **Herunterladen** bei fertiggestellten Jobs.

5. Schritt für Schritt (mit Verzweigungen)#

Verzweigung A: DSFinV-K 2.3 Prüfungs-Export erstellen#

Öffnen Sie im Backoffice den Bereich **Datenexporte** (oder **DSFinV-K Prüfungsexporte**).
Wählen Sie im Feld **Startdatum** (**Von**) das Startdatum und im Feld **Enddatum** (**Bis**) das Enddatum des Prüfungszeitraums.
Klicken Sie auf **DSFinV-K generieren** (oder **Compliance-ZIP erstellen**).
Das System erstellt einen neuen Export-Job. In der Tabelle **Export-Verlauf** erscheint ein neuer Eintrag mit dem Status **In Arbeit**.
Das System aktualisiert den Status automatisch alle 5 Sekunden, solange der Job läuft.
Sobald der Status auf **Bereit** wechselt, klicken Sie in der Spalte **Aktion** auf **Herunterladen**.
Ihr Browser lädt das ZIP-Archiv dsfinvk_export_[start]_to_[end].zip herunter.

Verzweigung B: DATEV CSV Export für die Monatsbuchhaltung erstellen#

Öffnen Sie im Backoffice den Bereich **Datenexporte**.
Klicken Sie oben rechts auf den Button **DATEV generieren**.
Das System sammelt alle Buchungen des aktuellen Abrechnungszeitraums, summiert die Erlöse nach Steuersätzen und ordnet die konfigurierten Kontonummern zu.
Nach kurzen Augenblicken erscheint der Job in der Tabelle **Export-Verlauf** unter dem Typ **DATEV CSV** mit dem Status **Bereit**.
Klicken Sie auf **Herunterladen**.
Leiten Sie die heruntergeladene CSV-Datei an Ihr Steuerbüro weiter.

Verzweigung C: Export-Historie verwalten und Downloads sichern#

Öffnen Sie **Datenexporte**.
Überprüfen Sie in der Tabelle **Export-Verlauf** frühere Exporte.
Falls ein Job den Status "Fehlgeschlagen" aufweist:
- Prüfen Sie, ob der Zeitraum Buchungsdaten enthält.
- Auslöser erneut betätigen (**DSFinV-K generieren**).
Speichern Sie heruntergeladene Archive auf einem externen Datenträger oder im betrieblichen WORM-Speicher ab, um die 10-jährige Aufbewahrungspflicht zu erfüllen.

Verzweigung D: Vollständiger Mandanten-Export (alle Daten)#

Im Programm gibt es dafür noch keine Schaltfläche. Der Export lässt sich heute nur über die Schnittstelle des Systems starten und abholen, siehe Abschnitt 7.

6. Tiefeneinblick: Der DSFinV-K Export in der Praxis#

Ein DSFinV-K-Export wird in der Regel unter hohem Zeitdruck während einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau angefordert.

6.1. Wer fordert den Export an?#

Der Amtsträger der Finanzbehörde (Betriebsprüfer oder Kassenprüfer).

6.2. Wie lange dauert die Erstellung?#

Für Zeiträume von wenigen Tagen bis zu einem Monat: ca. 5 bis 15 Sekunden.
Für komplette Geschäftsjahre: bis zu 2 Minuten (je nach Anzahl der Belegpositionen).

6.3. Was ist im ZIP-Archiv enthalten?#

Das generierte ZIP-Archiv entspricht der DFKA-Taxonomie v2.4 und enthält alle 18 vorgeschriebenen Teildateien bzw. die 7 Kerndateien:

Bonkopf.csv (Stammdaten aller Belege)
Bonpos.csv (Einzelpositionen der Bestellungen)
Bonpos_Preisfindung.csv (Rabatte und Preisänderungen)
Bonpos_Zusatz.csv (Gangsowie Artikelzusätze)
TSE.csv (TSE-Signaturen, Zähler und Zeitstempel)
Stammdaten_Orte.csv (Tische und Standorte)
Stammdaten_Artikel.csv (Katalog und Steuerschlüssel)
index.xml (GDPdU-Steuerungsdatei für die Prüfsoftware IDEA)

6.4. Wie erfolgt die Übergabe an den Prüfer?#

Laden Sie die Datei herunter.
Entpacken Sie das ZIP-Archiv NICHT und verändern Sie keine Dateinamen.
Kopieren Sie die reine .zip-Datei auf den USB-Stick des Prüfers oder stellen Sie sie über einen gesicherten Downloadlink bereit.

7. Mandanten-Export (alle Daten)#

Der Mandanten-Export ermöglicht dem Betreiber die vollständige Mitnahme und Sicherung aller Geschäfts- und Stammdaten seines Betriebs (Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und Herausgabeanspruch aus der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).

7.1. Wer darf den Mandanten-Export auslösen?#

Ausschließlich Benutzer mit der Rolle Inhaber (admin) des jeweiligen Mandanten. Manager, Mitarbeiter oder externe Prüfer haben keinen Zugriff auf diese Funktion.

7.2. Wo wird der Export ausgelöst und heruntergeladen?#

Im Programm noch nirgends: Eine Schaltfläche und ein Eintrag im **Export-Verlauf** fehlen bisher. Der Export läuft nur über die Schnittstelle des Systems, als Auftrag im Hintergrund.

7.3. Was ist im ZIP-Archiv enthalten?#

Das ZIP-Archiv bündelt den gesamten Datenbestand des Mandanten in offenen Standardformaten:

daten/<tabelle>.json: Für jede Datenbanktabelle des Mandanten (z. B. Bestellungen, Belege, Zahlungen, Schichten, Artikel, Tische, Audit-Protokolle) eine eigene Datei im Format JSON Lines (eine vollständige JSON-Zeile pro Datensatz).
manifest.json: Strukturierte Übersicht aller exportierten Tabellen mit jeweiliger Zeilenzahl und kryptografischer SHA-256-Prüfsumme für jede Datei zur Integritätsprüfung, Exportzeitpunkt sowie der vertraglichen Aufbewahrungswahl.
LIESMICH.txt: Eine ausführliche Dokumentation in deutscher Sprache mit Erläuterungen zu Tabellen, Formatbeispielen für JSON Lines und Hinweisen zur Wiederverwendung und Datenaufbewahrung.

7.4. Was fehlt bewusst im Export? (Sicherheitsausschlüsse)#

Zum Schutz der IT-Sicherheit und der Privatsphäre werden Zugangsdaten und systeminterne Geheimnisse ausnahmslos ausgeschlossen:

Passwort- und PIN-Hashes: hashed_password und hashed_pin von Mitarbeitern und Benutzern.
Kryptografische Secrets und API-Tokens: Fernet-Schlüssel, Schnittstellen-Tokens und Schlüssel externer Bezahldienste.
Provider-Zugangsdaten: Konfigurationsdaten wie config_json von Fiskal- oder Zahlungsprovidern.

7.5. Abgrenzung: DSFinV-K und TSE-Archiv bleiben die amtlichen Prüfformate#

Der Mandanten-Export ist ein technischer Vollexport der Datenbank. Er ist kein Ersatz für die von der Finanzverwaltung geforderten Prüfungsarchive:

Für steuerliche Prüfungen und Kassennachschauen nach § 146b AO verlangt das Finanzamt zwingend die standardisierte Schnittstelle DSFinV-K 2.3 (siehe Abschnitt 6) sowie das gesonderte Rohdaten-Archiv der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE-Archiv).
Wählt der Betreiber im Vertrag die Selbstaufbewahrung (kunde), bilden dieser Mandanten-Export, der DSFinV-K-Export und das TSE-Archiv gemeinsam die gesetzliche Aufbewahrungsgrundlage nach § 147 AO.

8. Was passiert im Hintergrund#

Beim Auslösen eines Exports startet das Backend eine asynchrone Verarbeitungsaufgabe. Die Daten werden aus den relevanten Tabellen zusammengefügt:

WORM-Archivierung (S3): Das erzeugte Archiv wird parallel in einem S3-Bucket im Object Lock Compliance Mode abgelegt. Über einen Zeitraum von 3.650 Tagen (10 Jahre) kann diese Datei weder vom Betreiber noch vom System gelöscht oder überschrieben werden.
Lokale Bereinigung: Der Hintergrunddienst cleanup_old_exports löscht temporäre Exportdateien auf dem Kassen-Server nach 30 Tagen, um Festplattenspeicher freizugeben, ohne die 10-jährige WORM-Sicherung zu beeinträchtigen.

9. Häufige Probleme & Fehlerbehebung#

Nachfolgend finden Sie exakte Fehlermeldungen des Backends, deren Ursachen und passende Lösungen:

1. `Export file missing from storage`#

Ursache: Die Exportdatei wurde in der Datenbank als fertig markiert, ist jedoch auf dem Dateisystem oder S3-Speicher nicht mehr auffindbar (z. B. durch manuelle Löschung auf Serverebene).
Lösung: Starten Sie den Export erneut über die Schaltfläche DSFinV-K generieren bzw. DATEV generieren.

2. `Export job not found`#

Ursache: Die angeforderte Job-ID existiert nicht im System oder gehört zu einem anderen Mandanten.
Lösung: Aktualisieren Sie die Ansicht mit dem Refresh-Button in der Tabelle Export-Verlauf.

3. `Export not ready or failed`#

Ursache: Es wurde versucht, eine Exportdatei herunterzuladen, während der Job noch den Status running oder failed hat.
Lösung: Warten Sie, bis der Status in der Tabelle auf Bereit wechselt. Falls der Status auf Fehlgeschlagen steht, prüfen Sie die Systemprotokolle.

4. `Cannot reset a production tenant — KassenSichV data retention applies`#

Ursache: Es wurde versucht, einen Produktions-Mandanten zurückzusetzen. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht verbietet das Löschen von Echtdaten.
Lösung: Produktions-Mandanten können nicht zurückgesetzt werden. Wenden Sie sich bei Fehleinrichtungen an den System-Support.

5. `Location not found`#

Ursache: Der für den Export angeforderte Standort wurde gelöscht oder existiert nicht für diesen Mandanten.
Lösung: Überprüfen Sie Ihre Standorteinstellungen im Backoffice (→ Kapitel 20).

6. `Start date must be before or equal to end date`#

Ursache: Das gewählte Startdatum liegt zeitlich nach dem Enddatum.
Lösung: Passen Sie die Datumsfelder an, sodass das Startdatum vor oder auf dem Enddatum liegt.

7. `Access denied`#

Ursache: Der angemeldete Benutzer hat nicht die erforderliche Rolle (admin, manager oder auditor), um Exporte zu generieren.
Lösung: Melden Sie sich mit einem Administratorkonto an.

8. `Rate limit exceeded (max {api_key.rate_limit_per_minute} requests/min)`#

Ursache: Es wurden innerhalb kurzer Zeit zu viele Exportanfragen über die Schnittstelle ausgelöst.
Lösung: Warten Sie eine Minute, bevor Sie eine neue Exportanforderung auslösen.

10. Grenzen#

Das Kassensystem sendet DSFinV-K- und DATEV-Exporte nicht automatisch per E-Mail oder Schnittstelle an Behörden oder Steuerberater. Der Anstoß und die Übermittlung erfolgen manuell durch den Betreiber.
Der DATEV-Export ersetzt nicht die qualifizierte Mitwirkung eines Steuerberaters beim Jahresabschluss.
Der Mandanten-Export exportiert nur Daten des eigenen Mandanten; globale Systemtabellen und vertrauliche Zugangsdaten Dritter werden nicht ausgegeben.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.