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Belege

Wozu dient das?#

Die Belegverwaltung dient der Erstellung, Vorschau, dem Druck und dem Nachdruck von Belegen nach erfolgreicher Zahlung. Sie stellt sicher, dass Gäste einen korrekten Kassenbeleg erhalten und alle gesetzlichen Vorgaben zur Belegerteilungspflicht (KassenSichV, § 146a AO) eingehalten werden.

Voraussetzungen#

• Eine erfolgreich vollzogene Barzahlung für die betreffende Bestellung (→ Kapitel 14).
• Ein eingerichteter und erreichbarer Belegdrucker im lokalen Netzwerk (→ Kapitel 22).
• Eine konfigurierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zur fiskalischen Signierung (→ Kapitel 23).

Rollen#

• Service / Kellner (waiter): Kann Belege über die Erstellungsmaske explizit ausstellen, Nachdrucke anfordern und die Belegvorschau einsehen.
• Manager / Administrator (manager, admin): Dieselben Knöpfe wie der Service. Eine Belegsuche über frühere Belege oder einen Knopf Rechnung gibt es auf dieser Maske nicht; Korrektur ist abgeblendet.

Bildschirm für Bildschirm#

• 1 Der Kopf Transaktion abgeschlossen mit Bestellung #… wurde verarbeitet.
• 2 Gezahlter Gesamtbetrag.
• 3 Beleg erstellen. Nach der Erstellung steht an dieser Stelle Beleg nachdrucken.
• 4 Zurück zur Zahlung, nur solange noch kein Beleg erstellt ist.
• 5 Korrektur ist abgeblendet und in der Kasse nicht bedienbar.
• 6 Fertigstellen & Zurück schließt die Maske und kehrt zum Tischplan zurück.
• 7 Die Belegvorschau rechts. Solange kein Beleg erstellt ist, steht dort Gesetzlicher Beleg ausstehend; danach erscheinen Beleg ausgestellt, Transaktions-ID, Zeitstempel und der DSFinV-K V0 Verifizierungs-QR.

Beleg-Abschlussmaske (CompletionWorkspace)#

Linkes Bedienfeld (Zusammenfassung & Aktionen)#

• Erfolgs-Header: Grünes Häkchen-Icon (CheckCircle2), Hauptüberschrift Transaktion abgeschlossen sowie die Bestätigung Bestellung #{{id}} wurde verarbeitet..
• Gezahlter Gesamtbetrag (Total Amount Paid): Hebt den vom Gast beglichenen Gesamtbetrag in großer Schrift hervor (z. B. €25.00).
• Haupt-Aktionsbutton (Beleg erstellen / Beleg nachdrucken):
  • Vor der Erstellung: Violett verlaufender Button mit Text Beleg erstellen.
  • Nach der Erstellung: Dezent ergrauter Button mit Text Beleg nachdrucken.
• Zurück zur Zahlung (Back to Payment): Erscheint nur, solange noch kein Beleg ausgestellt wurde. Ermöglicht die Rückkehr zur Abrechnungsmaske bei Zahlungsanpassungen.
• Korrektur (Correct): Schaltfläche zur Stornobuchung, abgeblendet und nicht bedienbar.
• Fertigstellen & Zurück (Finish & Return): Schwarzer Hauptbutton unten. Schließt die Belegansicht und kehrt zum Haupt-Tischplan zurück.

Rechtes Vorschaufeld (Visual Receipt Preview)#

• Belegkopf:
  • Demo Restaurant: Name des Gastronomiebetriebs.
  • Kulinarische Allee 123, Schlemmerstadt & Tel: +1 (555) 123-4567: Betriebsanschrift und Telefonnummer.
  • ORD #{{id}}: Verkürzte Bestell-ID zur schnellen Zuordnung.
  • Datum / Zeitstempel: Aktuelles Tagesdatum und Uhrzeit der Belegerstellung.
• Artikelliste: Ausweis aller Positionen mit Mengenindikator ({{count}}x, z. B. 2x), Produktbezeichnung und Zeilensumme.
• Summenbereich:
  • Gesamt (Total): Endpreis inklusive Steuern.
  • MwSt. (7% / 19%) (Tax 7%/19%): Aufschlüsselung der enthaltenen Mehrwertsteuer nach Steuersätzen.
  • Rabattzeilen: Ein Rabatt auf die ganze Bestellung (Rabatt, Treuerabatt oder beides als Rabatt inkl. Treuerabatt) senkt nicht die Preise der einzelnen Positionen; sie bleiben zum vollen Preis stehen. Der Rabatt steht als eigene Zeile darunter. Enthält die Bestellung Ware mit verschiedenen Steuersätzen, wird er anteilig nach Satz aufgeteilt und je Satz als eigene Zeile gedruckt (z. B. Rabatt 19 % und Rabatt 7 %). Retouren werden dabei je Satz vorab verrechnet. Der DSFinV-K-Export führt dieselben Rabattzeilen je Steuersatz.
• Compliance- & Fiskalblock (receipt-issued):
  • Status Beleg ausgestellt: Grüner Text mit Häkchen sobald die TSE-Signierung erfolgreich war.
  • Transaktions-ID (Transaction ID): Eindeutige TSE-Transaktionsnummer oder Mock-Kennung (z. B. MOCK-TX-123456).
  • Zeitstempel (Timestamp): Exakter Signier-Zeitpunkt der TSE.
  • DSFinV-K V0 Verifizierungs-QR: Generierter 2D-Barcode für die Prüfung durch die Finanzbehörde.
• Ausstehender Fiskalstatus (legal_receipt_pending): Gestrichelter Rahmen mit Hinweis Gesetzlicher Beleg ausstehend, solange Beleg erstellen noch nicht getippt wurde.
• Fußzeile: Individueller Grußtext des Betriebs (z. B. "Vielen Dank für Ihren Besuch!").

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Schritt für Schritt#

Standard-Ablauf: Beleg explizit erstellen und ausdrucken#

1. Nach erfolgreicher Zahlung öffnet sich automatisch der Bildschirm Transaktion abgeschlossen.
2. Das System zeigt in der Belegvorschau rechts den Status Gesetzlicher Beleg ausstehend.
3. Explizite Belegerstellung: Die Belegerstellung erfolgt im Kassensystem nicht automatisch, sondern explizit. Tippen Sie auf die Hauptschaltfläche Beleg erstellen.
4. Das Backend fordert die TSE-Signatur an, generiert den QR-Code, vergibt eine fortlaufende Belegnummer und sendet den Druckauftrag an den Bon-Drucker.
5. In der Vorschau erscheint die Bestätigung Beleg ausgestellt zusammen mit der Transaktions-ID, dem Zeitstempel und dem DSFinV-K V0 Verifizierungs-QR.
6. Tippen Sie auf Fertigstellen & Zurück, um zum Tischplan zurückzukehren.

Verzweigung 1: Beleg nachdrucken#

1. Wünscht der Gast eine Kopie oder einen erneuten Ausdruck des Belegs, tippen Sie auf der Abschlussmaske auf Beleg nachdrucken.
2. Das Kassensystem sendet den Druckauftrag erneut an den Bon-Drucker. Der Nachdruck-Zähler (reprint_count) des Belegs wird im System um 1 erhöht.

Verzweigung 2: Beleg-Erstellung schlägt fehl (Fehlerbehandlung)#

1. Wichtige Erkenntnis: Schlägt die Belegerstellung fehl (z. B. weil die TSE oder der Drucker nicht erreichbar ist), ist der Verkauf in der Datenbank bereits rechtsgültig verbucht!
2. Auf dem Bildschirm wird die Fehlermeldung eingeblendet (z. B. Fiscal signing failed oder Fiscal provider degraded).
3. Die Vorschau verbleibt im Status Gesetzlicher Beleg ausstehend.
4. Vorgehen des Bedieners:
   • Prüfen Sie die Netzwerkverbindung und den Druckerstatus.
   • Tippen Sie erneut auf Beleg erstellen.
   • Sollte die Störung anhalten, kann der Vorgang im Notbetrieb abgelegt werden (siehe TSE-Ausfallbetrieb unten).

Verzweigung 3: TSE-Ausfallbetrieb (Degraded Mode / Notbetrieb)#

Tritt während des Kassierens oder der Belegerstellung ein Ausfall der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auf, verhält sich das System je nach eingestellter Ausfall-Richtlinie (degraded_policy):

1. Modus BLOCK (Standard bei Produktion):
   • Die Belegerstellung wird verweigert (Fiscal provider degraded). Es kann kein signierter Beleg ausgestellt werden.
   • Was sieht der Bediener? Fehlermeldung auf dem Kassenbildschirm.
   • Darf weiter kassiert werden? Nein, die Belegerstellung bleibt blockiert, bis die TSE wieder erreichbar ist.
2. Modus EMERGENCY (Gesetzlicher Notbetrieb bei Kassennachschau):
   • Der Beleg wird mit dem internen Kennzeichen unsigned_emergency: true ausgestellt.
   • Was sieht der Bediener? Der Beleg wird gedruckt, enthält jedoch anstelle der regulären TSE-Signatur den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf den Ausfall der Sicherheitseinrichtung (TSE-Ausfall).
   • Darf weiter kassiert werden? Ja. Das Gesetz erlaubt bei TSE-Ausfall die Weiterbearbeitung von Barverkäufen.
   • Was muss danach passieren? Der Ausfall wird automatisch im Ausfall-Protokoll (OutageLog) des Kassensystems dokumentiert (Beginn und Ende der Störung). Bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt dient dieses Protokoll als Nachweis für den unverschuldeten Notbetrieb.

Verzweigung 4: Drucker offline oder Papierstau#

1. War der Belegdrucker ausgeschaltet oder ohne Papier, meldet das System einen Druckfehler im Hintergrund.
2. Die fiskalische Signierung in der Datenbank ist bereits abgeschlossen und der Beleg ist im System erzeugt.
3. Beheben Sie die Störung am Drucker (Papier einlegen / Einschalten).
4. Tippen Sie auf Beleg nachdrucken, um den Ausdruck auszulösen.

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Was passiert im Hintergrund#

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und der Fiskalblock#

Die KassenSichV fordert, dass Kassenaufzeichnungen fälschungssicher gespeichert werden.

Technische Funktionsweise#

Beim Tippen auf Beleg erstellen sendet das System die Umsätze und Mehrwertsteuersätze an das TSE-Modul. Die TSE signiert den Vorgang kryptographisch und liefert den Zeitstempel, den Signature-Counter, die TSE-Seriennummer und die Transaktions-ID zurück.

Der DSFinV-K V0 Verifizierungs-QR-Code#

Aus den Signaturdaten erstellt das System den normierten QR-Code-Text (build_qr_string). Dieser ermöglicht Finanzprüfern bei einer Kassennachschau das mühelose Scannen des Bons per Smartphone oder Prüfgerät.

Unveränderbarkeit#

Ein einmal ausgestellter Beleg erhält eine fortlaufende Belegnummer (sequential_number) und kann weder abgeändert noch gelöscht werden. Stornierungen müssen zwingend Gegenbuchungen erzeugen (→ Kapitel 14b).

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Häufige Probleme#

1. Order must be paid before issuing receipt#

• Ursache: Es wurde versucht, einen Beleg für eine Bestellung zu erstellen, deren Status noch auf draft, open oder sent steht.
• Lösung: Führen Sie zuerst die Barzahlung ab (→ Kapitel 14), bevor Sie den Beleg erstellen.

2. Receipt already issued for this order#

• Ursache: Für diese Bestellung wurde bereits ein Beleg signiert und im System gespeichert.
• Lösung: Das System aktualisiert die Schaltfläche zu Beleg nachdrucken. Tippen Sie auf Beleg nachdrucken, um eine Kopie zu erhalten.

3. Fiscal signing failed#

• Ursache: Die TSE-Komponente hat die Signierungsanfrage abgelehnt oder die Verbindung ist unterbrochen.
• Lösung: Überprüfen Sie im Backoffice den Status des TSE-Providers (→ Kapitel 23). Nutzen Sie bei anhaltendem Ausfall den Notbetrieb (EMERGENCY).

4. Receipt cannot be issued in live mode: Mock TSE provider is not permitted#

• Ursache: Die Kasse befindet sich im Live-Produktionsmodus, aber in den Einstellungen ist noch der Simulationstreiber (Mock TSE) aktiv.
• Lösung: Konfigurieren Sie im Backoffice einen zertifizierten Live-TSE-Anbieter (z. B. Fiskaly Cloud-TSE oder Hardware-TSE).

5. Receipt cannot be issued in live mode: Sandbox/Test TSE endpoint ({url}) is not permitted#

• Ursache: Der Kassenbetrieb läuft im Live-Modus, aber die TSE verweist auf eine Test- oder Sandbox-Adresse.
• Lösung: Stellen Sie die TSE-URL in den Einstellungen auf den Produktions-Endpunkt um.

6. Receipt cannot be issued in live mode: missing {tse_fields}#

• Ursache: Der Beleg sollte ausgestellt werden, jedoch fehlten erforderliche Pflichtfelder der TSE-Signatur (z. B. Signatur oder Seriennummer).
• Lösung: Überprüfen Sie die TSE-Koppelung im Backoffice. Das System verhindert die Erstellung unvollständiger Belege im Live-Betrieb.

7. Fiscal provider degraded. Details: {health.details}#

• Ursache: Der TSE-Dienst meldet einen eingeschränkten Funktionszustand oder Wartungsmodus.
• Lösung: Prüfen Sie die Detailmeldung. Ist der Notbetrieb aktiviert, werden Umsätze temporär un-signiert mit Ausfallmarkierung aufgezeichnet.

8. Receipt not found#

• Ursache: Der Aufruf zum Nachdruck oder PDF-Download verwies auf eine ungültige Beleg-ID.
• Lösung: Rufen Sie die Bestellung erneut über die Historie auf und wählen Sie Beleg nachdrucken.

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Grenzen#

• Ein bereits signierter Beleg kann im Kassensystem nicht bearbeitet werden.
• Die Schaltfläche Korrektur auf der Abschlussmaske ist im Standard-Kassen-Frontend inaktiv.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.