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Gutschein-Verwaltung und Guthabenabfrage

Wozu dient das?#

Die Gutschein-Verwaltung (GiftCardsScreen.tsx) dient Inhabern, Managern und Tresenkräften zur schnellen Abfrage von Gutscheinguthaben, zur Übersicht aller im Betrieb ausgegebenen Gutscheinkarten sowie zur Nachverfolgung der Transaktions-Historie (Aufladung, Teileinlösung, Restwert).

Steuerliche Unterscheidung (Einzweck vs. Mehrzweck)#

Gutscheine unterliegen im deutschen Steuerrecht (§ 3 Abs. 13-15 UStG) zwei grundlegenden Typen, die auf dem Bildschirm durch farbige Badges gekennzeichnet sind:

• Einzweckgutschein (Amber-Badge voucher_single_purpose): Der Ort der Lieferung/Leistung und die geschuldete Umsatzsteuer stehen bereits bei der Ausstellung fest (z. B. Gutschein über 50 € reine Speisen mit 19 % USt). Die Besteuerung erfolgt direkt beim Verkauf des Gutscheins.
• Mehrzweckgutschein (Sky-Badge voucher_multi_purpose): Der Steuersatz steht bei Ausstellung noch nicht fest (z. B. Wertgutschein für Speisen 19 % oder Mitnahmeartikel 7 %). Der Verkauf stellt einen reinen Geldwechsel dar (nicht steuerbar). Die USt wird erst bei der Einlösung an der Kasse fällig.

Wichtiger Hinweis zum Verkaufs- und Einlöse-Workflow#

Verkauf und Einlösung von Gutscheinen finden ausschließlich im Kassen-Bestellworkflow statt (gv_typ und gutschein_nr).

Fiskalische Notwendigkeit: Würde ein Gutschein manuell im Backoffice ausgegeben oder entwertet, entstünde ein Betrag außerhalb der TSE-Signatur und des Kassenbuchs. Um GoBD-Mängel zu vermeiden, besitzt dieser Bildschirm bewusst keine Schaltflächen zum direkten Erzeugen oder Entwerten.

Voraussetzungen#

• Ein aktiver Backoffice-Zugang mit der Rolle Owner oder Manager.

Rollen & Berechtigungen#

Bildschirm für Bildschirm (GiftCardsScreen.tsx)#

• 1 Das Feld Gutscheincode eingeben oder scannen in der Karte Guthaben abfragen.
• 2 Prüfen zeigt das Guthaben. Zu einem gefundenen Gutschein steht der Ursprüngliche Wert; findet sich keiner, meldet die Kasse Kein Gutschein mit diesem Code gefunden.
• 3 In der Tabelle Ausgegebene Gutscheine steht je Gutschein der Code und die Art: Einzweck oder Mehrzweck.
• 4 Guthaben und Verlauf: Der Verlauf zeigt die Bewegungen des Gutscheins, oder Keine Bewegungen vorhanden.
• 5 Der Hinweis, dass Verkauf und Einlösung nur an der Kasse als Position auf einer Bestellung erfolgen.

Sie öffnen den Bildschirm im Backoffice über den Menüpunkt Gutscheine (Administrator und Manager).

• Kopfbereich:
  • Titel: Gutscheine (gift_cards).
  • Untertitel: Einleitungstext zur Guthabenprüfung und Übersicht (gift_cards_intro).
• Bereich Guthabenabfrage (gift_card_balance_enquiry):
  • Suchfeld: Eingabe des Gutscheincodes (gift_card_code_placeholder).
  • Schaltfläche: Prüfen (gift_card_check) führt die Abfrage durch.
  • Fehlermeldung: Kein Gutschein mit diesem Code gefunden. (gift_card_not_found), falls der Code ungültig ist.
  • Ergebnis-Karte (gift-card-result):
    • Code & Typ-Badge: Zeigt den Gutscheincode und den Badge für Einzweckgutschein oder Mehrzweckgutschein.
    • Aktuelles Guthaben: Große Betragsanzeige in Euro.
    • Ursprungswert: Ursprünglicher Aufladewert (gift_card_initial_value) und Status (Inaktiv, falls gesperrt).
• Bereich Ausgegebene Gutscheine (gift_cards_issued):
  • Tabelle: Aufstellung aller Gutscheine mit Code, Gutscheintyp, aktuellem Saldo und Link Verlauf (gift_card_history).
  • Historien-Box (gift-card-history): Zeigt chronologisch alle Abbuchungen und Aufladungen mit Datum, Zeit, Transaktions-Typ und Betragsverlauf.
• Fußnote: Erläuterung zum steuerkonformen Verkauf über das Bestellfenster (gift_cards_sale_note).

Schritt für Schritt (mit Verzweigungen)#

1. Gutscheinguthaben am Tresen prüfen#

1. Melden Sie sich im Backoffice an.
2. Wählen Sie im Menü den Punkt Gutscheine (gift_cards).
3. Tragen Sie den Code im Feld Gutscheincode ein.
4. Klicken Sie auf Prüfen (gift_card_check). > Verzweigung: Ist der Code fehlerhaft, erscheint der Hinweis Gutschein nicht gefunden.

2. Transaktionsverlauf einsehen#

1. Suchen Sie den Gutschein in der Liste Ausgegebene Gutscheine.
2. Klicken Sie in der rechten Spalte auf Verlauf (gift_card_history).
3. Das System klappt die Bewegungsliste mit allen bisherigen Einlösungen auf.

Was passiert im Hintergrund#

• Die Suche ruft den Endpunkt GET /api/v1/gift-cards/lookup?code=... auf.
• Die Historie wird über GET /api/v1/gift-cards/{id}/history geladen.

Häufige Probleme#

1. Gutschein lässt sich nicht manuell anlegen#

• Ursache: Das Erzeugen von Gutscheinen ist aus Gründen der GoBD-Konformität nur durch Verkauf eines Gutschein-Artikels an der Kasse möglich.
• Lösung: Bonieren Sie den Gutschein-Artikel an einem Kassenterminal.

Einzweck-Satz, Verfall und Restguthaben#

• Satz beim Ausstellen: Einen Einzweckgutschein stellen Sie mit dem Steuersatz aus, der für die Leistung gilt (zum Beispiel 7 % für Speisen, 19 % für Getränke). Der Satz steht am Gutschein. Eingelöst wird er nur gegen Positionen desselben Satzes; sonst lehnt die Kasse ab („Einzweckgutschein über 7 % deckt nur Positionen mit 7 %“). Soll der Gutschein für alles gelten, ist er ein Mehrzweckgutschein.
• Obergrenze bei der Einlösung: Eine Einlösung deckt höchstens die offene Summe der Bestellung. Die Kasse nennt den Höchstbetrag.
• Verfall: Ein Gutschein gilt bis zum 31.12. des dritten Jahres nach der Ausgabe, 23:59:59 Uhr (Standardfrist, § 195 BGB). Kürzere Fristen gibt es nicht. Ein nächtlicher Lauf sperrt abgelaufene Gutscheine und trägt den Rest als Eintrag expiry (wer, wann, Betrag, Grund) in die Bewegungsliste ein. Das Ledger ist unveränderlich; eine Kassen- oder TSE-Buchung gibt es dafür nicht.
• Storno des Gutscheinkaufs nach Teileinlösung: Erstattet wird nur das Restguthaben (Einzweck mit dem Satz des Gutscheins, Mehrzweck nicht steuerbar). Voll erstattet wird nur, wenn nichts eingelöst ist.
• Assistent: Auf dem Bon-Bildschirm kann der Assistent das Guthaben nachschlagen (get_gift_card_balance); den Code zeigt er nur mit den letzten vier Stellen.

Grenzen#

• Der Barcode/Code muss exakt eingegeben werden (Groß-/Kleinschreibung beachten).

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.