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Kassennachschau

Leitfaden und Checkliste

1. Wozu dient das?#

Eine Kassennachschau gemäß § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung durch Amtsträger der Finanzbehörde während der üblichen Geschäftszeiten. Der Kassenprüfer weist sich aus und ist berechtigt, Aufzeichnungen, das Kassensystem, die TSE-Protokolle sowie den physischen Bargeldbestand (Kassensturz) zu prüfen. Dieser Leitfaden dient dem Betriebsinhaber und dem Kassenpersonal als praxisnahe Schritt-für-Schritt-Checkliste für den Prüfungsfall.

2. Rollen und Aufgaben im Ernstfall#

  • Bediener / Servicekraft (waiter): Nimmt die Ankündigung des Prüfers entgegen, lässt sich den Dienstausweis zeigen und verständigt sofort die Betriebsleitung. Hat am Terminal Lesezugriff auf die eigene Schicht, kann jedoch keine Exporte durchführen.
  • Manager / Schichtleiter (manager): Kann den aktuellen Schichtbericht (Schichtbericht) für den Kassensturz aufrufen, den DSFinV-K-Export anstoßen und die Kassenregistrierungsdaten vorzeigen.
  • Inhaber (admin): Vollzugriff auf alle Exporte, Stamm- und Registrierungsdaten sowie Aushändigung der betrieblichen Verfahrensdokumentation.
  • Betriebsprüfer (auditor): Kann für die Dauer der Prüfung ein eigenes schreibgeschütztes Konto erhalten oder gemeinsam mit der Betriebsleitung das Backoffice einsehen.

3. Voraussetzungen & Vorzuhaltende Unterlagen#

Der Erfolg einer Kassennachschau hängt von der Kombination aus technischen Systemdaten und betrieblichen Unterlagen ab.

3.1. Vom Betreiber selbst bereitzuhaltende Unterlagen (NICHT im Kassensystem gespeichert)#

  • Die betriebsindividuelle Verfahrensdokumentation (GoBD): Beschreibung der betrieblichen Abläufe, Kassenführung, Berechtigungskonzepte und Aufbewahrung (siehe docs/legal-basis/verfahrensdokumentation.md).
  • Die Herstellererklärung des Kassensystems: Bestätigung des Softwareherstellers über die Grundkonformität der Kassensoftware.
  • Manuelle Kassenbucheinträge: Ausgedruckte oder im Kassenbuch quittierte Aufzeichnungen über historische Ausfallzeiten oder manuelle Kassenstürze.
  • Kauf- oder Mietvertrag des Kassensystems & der TSE: Nachweis über Erwerb und Seriennummern.

3.2. Vom Kassensystem bereitgestellte Daten & Exporte#

  • DSFinV-K 2.3 Export-ZIP-Archiv (inkl. index.xml für IDEA)
  • TSE-Ausfallprotokolle (tse_outage_logs)
  • Stammdaten zur Kassenmeldepflicht (kassenmeldung.json)
  • Schichtberichte (Z-Berichte) mit Soll-Bargeldbestand

4. Bildschirm für Bildschirm (Prüfungs-Walkthrough)#

Während einer Kassennachschau werden typischerweise vier Bildschirme im Kassensystem aufgerufen:

4.1. Kassenplatz / POS AppShell#

  • Zweck: Der Prüfer beobachtet den laufenden Kassierbetrieb.
  • Prüfpunkt: Prüfen Sie das obere Statusfeld. Bei funktionierender TSE darf kein rotes Banner *** TSE AUSFALL *** erscheinen. Jeder ausgedruckte Beleg muss den gesetzlichen TSE-Block (Transaktionsnummer, Zähler, QR-Code) enthalten.

4.2. Schichtbericht (modules/backoffice/ShiftReportView.tsx)#

  • Zweck: Durchführung des spontanen Kassensturzes.
  • Prüfpunkt: Rufen Sie **Schichtbericht** auf. Das Feld **Bargeld in Lade** zeigt dem Prüfer den exakten Soll-Bargeldbestand zum Prüfungszeitpunkt.

4.3. Kassenmeldepflicht (modules/backoffice/KassenRegistrationSection.tsx)#

  • Zweck: Nachweis der Kassenregistrierung nach § 146a Abs. 4 AO.
  • Prüfpunkt: Zeigen Sie dem Prüfer den Block **Systeminformationen** mit den Werten **Systemtyp** (Elektronisches Kassensystem), **Software** (Kasse POS v1.0.0), **TSE-Typ** (cloud oder hardware) und **TSE-Seriennummer**.

4.4. Datenexporte (modules/backoffice/ExportsScreen.tsx)#

  • Zweck: Generierung und Aushändigung des DSFinV-K-Archivs.
  • Prüfpunkt: Klicken Sie auf **DSFinV-K generieren**. Nach Fertigstellung laden Sie die Datei aus der Tabelle **Export-Verlauf** herunter und kopieren sie auf den USB-Stick des Prüfers.

5. Schritt für Schritt (Checkliste im Ernstfall)#

Schritt 1: Identitätsprüfung & Erstkontakt#

  1. Bitten Sie den Prüfer freundlich um Vorzeigen des amtlichen Dienstausweises und notieren Sie Name, Dienststelle und Grund der Prüfung.
  2. Verständigen Sie sofort den Betriebsinhaber und den Steuerberater.
  3. Der Prüfer darf das Lokal betreten und Beobachtungen durchführen.

Schritt 2: Durchführung des Kassensturzes#

  1. Der Prüfer verlangt in der Regel die sofortige Feststellung des Bargeldbestandes (Kassensturz).
  2. Öffnen Sie im Backoffice den Menüpunkt **Schichtbericht** (→ Kapitel 23a).
  3. Lesen Sie den Soll-Bargeldbestand unter **Bargeld in Lade** ab.
  4. Zählen Sie gemeinsam mit dem Prüfer den tatsächlichen Bargeldbestand in der Kassenlade.
  5. Vergleichen Sie Ist- und Soll-Bestand. Dokumentieren Sie eventuelle Differenzen im Kassenbuch.

Schritt 3: Erstellen und Aushändigen des DSFinV-K-Exports#

  1. Navigieren Sie im Backoffice zum Bereich **Datenexporte** (→ Kapitel 23b).
  2. Erfragen Sie beim Prüfer den exakten Prüfungszeitraum (z. B. vom 01.01. des Jahres bis heute).
  3. Geben Sie die Daten in die Felder **Startdatum** und **Enddatum** ein.
  4. Klicken Sie auf **DSFinV-K generieren** (oder **Compliance-ZIP erstellen**).
  5. Warten Sie, bis der Status in der Tabelle **Export-Verlauf** auf **Bereit** wechselt.
  6. Klicken Sie auf **Herunterladen**.
  7. Speichern Sie die heruntergeladene .zip-Datei unverändert auf dem USB-Stick des Prüfers.

Schritt 4: Nachweis der Kassenregistrierung & TSE-Status#

  1. Öffnen Sie den Bereich **Kassenmeldepflicht** (→ Kapitel 23).
  2. Zeigen Sie dem Prüfer die angezeigten **Systeminformationen** (**Systemtyp**, **Software** Kasse POS v1.0.0, **TSE-Typ**, **TSE-Seriennummer**).
  3. Klicken Sie auf **JSON exportieren**, um die Registrierungsdatei als JSON bereitzustellen.
  4. Falls im Prüfungszeitraum Ausfälle vorlagen: Zeigen Sie dem Prüfer die Ausfallberichte (tse_outage_logs) und den Nachweis der Reparaturbeauftragung innerhalb von 24 Stunden.

Schritt 5: Vorlage der betrieblichen Unterlagen#

  1. Händigen Sie dem Prüfer Ihre Verfahrensdokumentation aus.
  2. Händigen Sie die Herstellererklärung des Kassensystems aus.

6. Was passiert im Hintergrund#

Der Prüfer spielt das übergebene DSFinV-K-ZIP-Archiv in die amtliche Prüfsoftware (IDEA) ein. Die Software prüft automatisch:

  • Die lückenlose Abfolge der TSE-Signaturzähler.
  • Die Übereinstimmung der TSE-Zeitstempel mit den Buchungszeiten.
  • Sämtliche Stornierungen, Voids und Rabattgewährungen.
  • Die Korrektheit der angewendeten Steuersätze (19 % vs. 7 %).

Alle Exportvorgänge und Prüfzugriffe werden im Prüfpfad (AuditEntry) des Kassensystems protokolliert.

7. Häufige Probleme & Fehlerbehebung#

Nachfolgend finden Sie exakte Fehlermeldungen des Backends, deren Ursachen und Lösungen während einer Prüfung:

1. No open shift for this location#

  • Ursache: Der Prüfer fordert einen Kassensturz an, aber am Terminal wurde zu Tagesbeginn keine Schicht geöffnet.
  • Lösung: Öffnen Sie umgehend eine Schicht am Terminal. Vermerken Sie das verspätete Öffnen schriftlich im Kassenbuch.

2. Export file missing from storage#

  • Ursache: Die für den Prüfer angeforderte Exportdatei ist im Server-Speicher nicht auffindbar.
  • Lösung: Klicken Sie erneut auf DSFinV-K generieren, um das Archiv frisch zu erzeugen.

3. Export not ready or failed#

  • Ursache: Der Downloadbutton wurde angeklickt, bevor der Hintergrund-Export abgeschlossen war.
  • Lösung: Warten Sie einige Sekunden und aktualisieren Sie die Tabelle Export-Verlauf, bis der Status Bereit anzeigt.

4. Fiscal provider degraded. Details: {health.details}#

  • Ursache: Während der Nachschau fällt die TSE-Verbindung aus.
  • Lösung: Weisen Sie den Prüfer auf die automatische Ausfallprotokollierung hin. Stellen Sie sicher, dass Notfallbelege mit dem Aufdruck *** TSE AUSFALL *** gedruckt werden.

5. Cannot modify a finalized order#

  • Ursache: Der Prüfer fordert die nachträgliche Anpassung einer bereits geschlossenen Testbestellung.
  • Lösung: Erklären Sie dem Prüfer, dass geschlossene Transaktionen aus Revisionssicherheitsgründen unveränderbar sind und nur durch eine reguläre Stornobuchung korrigiert werden können.

6. Incorrect username or password / Invalid PIN#

  • Ursache: Fehleingabe bei der Anmeldung im Backoffice unter Zeitdruck.
  • Lösung: Achten Sie auf die korrekte Groß-/Kleinschreibung des Passworts oder nutzen Sie den PIN-Entsperrcode des Managers.

7. Staff member not found#

  • Ursache: Der zur Authentifizierung genutzte Bediener ist im System nicht mehr aktiv.
  • Lösung: Melden Sie sich mit dem Haupt-Admin-Konto des Betriebsinhabers an.

8. Access denied#

  • Ursache: Die angemeldete Rolle (z. B. waiter) hat kein Recht, auf das Exportmenü zuzugreifen.
  • Lösung: Führen Sie einen Rollenwechsel durch und melden Sie sich mit einem Konto der Rolle admin oder manager an.

8. Grenzen#

  • Das Kassensystem kann die technischen Schnittstellen und Exporte fehlerfrei bereitstellen, schützt den Betreiber jedoch nicht vor Schätzungen, wenn betriebliche Fehler (z. B. fehlendes Kassenbuch, nicht nachvollziehbare Bareinnahmen, fehlende Verfahrensdokumentation) vorliegen.
  • Die Software ersetzt nicht die ständige Pflicht des Betreibers zur ordnungsgemäßen Kassenführung.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.