Reservierungen und Tischplan

Wozu dient das?#

Das Reservierungsmodul ermöglicht dem Servicepersonal die vollständige Verwaltung von Tischreservierungen und der Warteliste für Laufkundschaft direkt an der Kasse. Sie können neue Reservierungen für künftige Termine anlegen, Spontangäste auf die Warteliste aufnehmen, die Buchungen des Tages inklusive aggregierter Auslastungskennzahlen überblicken, eintreffende Gäste wahlweise direkt oder mit sofortiger Eröffnung einer Bestellung am Tisch platzieren, passende freie Tische automatisch vorschlagen lassen sowie No-Shows und Stornierungen erfassen. Anstehende Reservierungen werden im Tischplan rechtzeitig hervorgehoben, und vergangene Gastdaten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Hintergrund datenschutzkonform anonymisiert.

Voraussetzungen#

Ein im Backoffice angelegter Tischplan mit Raumzonen und Tischkapazitäten (→ Kapitel 21b).
Eine aktiv geöffnete Schicht an der Kasse (→ Kapitel 12), um das Reservierungsfenster aufzurufen und Tische zu belegen.

Rollen & Berechtigungen#

Servicepersonal (Kellner): Kann das Reservierungsfenster an der Kasse öffnen, neue Reservierungen und Wartelisteneinträge anlegen, die Buchungen des Tages und die Warteliste einsehen, eintreffende Gäste platzieren, automatische Tischvorschläge anfordern sowie No-Shows und Stornierungen erfassen.
Schichtleiter, Betriebsleiter (Manager) und Administratoren: Haben vollen Zugriff auf die Funktionen an der Kasse.

Das Reservierungsfenster im Überblick#

Reservierungsfenster über dem Tischplan mit Reitern Heute und Warteliste, Datum, vier Zählern und der Schaltfläche Neue Reservierung

Sie öffnen es im Tischplan mit Reservierungen (→ Kapitel 12a).

1 Die Reiter Heute und Warteliste. Die Zeile darunter nennt die Ansicht, HEUTIGE BUCHUNGEN oder die Laufkundschaft.
2 Das Datumsfeld wählt den Tag der Buchungen.
3 Vier Zähler: PAX (erwartete Gäste), PLATZIERT, BESTÄTIGT und NO-SHOW.
4 Die Liste der Buchungen des Tages. Ist nichts gebucht, steht dort Keine Reservierungen heute.
5 Neue Reservierung legt eine Buchung an.

Bildschirm für Bildschirm#

1. Kassen-Seitenfenster: Reservierungs-Panel#

Das Seitenfenster öffnet sich an der Kasse durch Antippen der Schaltfläche Reservierungen (t("reservations")) in der oberen Leiste.

Kopfbereich: Zeigt den Titel Reservierungen (t("reservations")) sowie den Untertitel der aktiven Ansicht (Heutige Buchungen / t("todays_bookings") oder Warteliste / Laufkundschaft / t("waitlist_walkins")). Über die Schaltfläche X wird das Fenster geschlossen.
Reiter-Umschaltung:
- Heute (t("today")): Zeigt die Reservierungen des ausgewählten Datums. Ein Zähler-Badge weist die Anzahl aktiver Einträge aus. Ist die Liste leer, erscheint Keine Reservierungen heute (t("no_reservations_today")). Während des Ladevorgangs wird Zeitplan wird geladen... (t("loading_schedule")) angezeigt.
- Warteliste (t("waitlist")): Listet wartende Spontangäste auf. Ist die Liste leer, erscheint Warteliste ist leer (t("waitlist_is_empty")). Während der Aktualisierung wird Warteliste wird aktualisiert... (t("updating_waitlist")) angezeigt.
Tagesübersicht & Kennzahlen (im Reiter Heute):
- Datumswähler: Kalenderfeld zur Auswahl des gewünschten Servicetags.
- Statistik-Kacheln: Aggregierte Kennzahlen für die Gesamtzahl erwarteter Gäste (PAX / t("pax")), bereits platzierte Gäste (Platziert / t("seated")), noch anstehende Buchungen (Bestätigt / t("confirmed")) und ausgefallene Termine (No-Show / t("no_show")).
- Zeitfenster (t("time_slots")): Horizontale Leiste mit der Buchungsdichte nach Stundenblöcken sowie der Anzahl von Buchungen und Personen.
Buchungszeile:
- Zeigt Uhrzeit, Gastname, Personenzahl (PAX) und zugewiesene Tischnummer.
- Farbiger Status: Grün für Platziert, Blau für Bestätigt, Rot durchgestrichen für Storniert (t("cancelled")) und Amber für No-Show.
- Schnell-Schaltfläche Platzieren (t("seat_guest_action")) für noch nicht platzierte Gäste.
Detailbereich der Buchung (durch Antippen aufklappbar):
- Zeigt hinterlegte Telefonnummer, Status und gespeicherte Notizen.
- Tisch vorschlagen (t("suggest_table")): Fragt einen automatischen Vorschlag für den kleinsten passenden freien Tisch ab, weist diesen Tisch der Buchung bzw. dem Wartelisteneintrag direkt zu und blendet die Tischnummer zur Bestätigung ein.
- Platzieren & Bestellen (t("seat_with_order")): Platziert die Gäste am Tisch und legt im selben Schritt eine offene Bestellung an, sodass sofort Artikel erfasst werden können.
- No-Show (t("no_show")): Markiert die Reservierung bei Nichterscheinen als No-Show und gibt den reservierten Tisch wieder frei.
- Abbrechen (t("cancel")): Storniert die Reservierung betrieblich ordnungsgemäß und gibt den Tisch frei.
Fußbereich:
- Im Reiter Heute: Schaltfläche Neue Reservierung (t("new_reservation")) öffnet das Erfassungsfenster für eine neue Tischbuchung.
- Im Reiter Warteliste: Schaltfläche Walk-in hinzufügen (t("add_walkin")) öffnet die Schnellerfassung für wartende Spontangäste.

2. Dialog: Neue Reservierung#

Das Erfassungsfenster öffnet sich durch Antippen von Neue Reservierung (t("new_reservation")) im Panel:

Gastname (t("guest_name")): Name des Hauptgastes (Pflichtfeld).
Personen (t("party_size")): Anzahl der erwarteten Gäste.
Tisch (t("table")): Dropdown-Auswahl zur Zuweisung eines konkreten Tisches am Standort oder Automatisch zuweisen (t("auto_assign_table")).
Datum (t("date")) und Uhrzeit (t("time")): Tag und Beginn der Reservierung.
Dauer (Minuten) (t("duration_minutes")): Vorgesehene Verweildauer (standardmäßig 90 Minuten).
Telefon (t("phone")) und E-Mail (t("email")): Optionale Kontaktdaten des Gastes.
Notizen (t("notes")): Besondere Wünsche oder Hinweise (z. B. Hochstuhl, ruhiger Tisch).
Aktionsschaltflächen: Abbrechen (t("cancel")) schließt das Formular; Reservierung speichern (t("save_reservation")) prüft die Verfügbarkeit und bucht die Reservierung fest ein.

3. Dialog: Walk-in hinzufügen#

Der Schnellerfassungsdialog öffnet sich über Walk-in hinzufügen (t("add_walkin")) im Reiter der Warteliste:

Gastname (t("guest_name")): Name des wartenden Gastes (Pflichtfeld).
Personen (t("party_size")): Personenzahl der Gruppe.
Notizen (t("notes")): Optionale Anmerkungen (z. B. "gerne draußen").
Aktionsschaltflächen: Abbrechen (t("cancel")) verwirft die Eingabe; Auf Warteliste setzen (t("add_to_waitlist")) reiht den Gast auf der nächsten Position der Warteliste ein.

4. Reservierte Tische im Tischplan#

Im visuellen Kassen-Tischplan (→ Kapitel 12a) werden Tische mit anstehenden Reservierungen hervorgehoben:

Automatische Reservierungsanzeige: Hat ein Tisch keine offene Bestellung, aber eine bestätigte Reservierung, die innerhalb der nächsten 60 Minuten beginnt (oder bereits läuft), schaltet das System den Tisch selbsttätig in den Zustand Reserviert.
Darstellung:
- Auf der grafischen Saalplan-Karte erscheint die Tischkachel mit violetter Füllung und markantem Indigo-Rahmen.
- In der Listenansicht erscheint die Kachel mit dezentem Indigo-Hintergrund und Indigo-Statusanzeige.
Statuswechsel: Sobald die Gäste über das Reservierungs-Panel platziert werden, wechselt der Tisch auf Besetzt (Primärblau). Wird die Reservierung storniert oder als No-Show erfasst, fällt der Tisch sofort wieder auf Frei (Grau) zurück.

Schritt für Schritt#

1. Neue Reservierung anlegen#

Tippen Sie an der Kasse auf die Schaltfläche Reservierungen.
Tippen Sie im Reiter Heute auf Neue Reservierung (t("new_reservation")).
Tragen Sie den Gastnamen (t("guest_name")) und die Anzahl der Gäste (Personen / t("party_size")) ein.
Wählen Sie Datum (t("date")) und Uhrzeit (t("time")) sowie die geplante Dauer (Minuten) (t("duration_minutes")).
Wählen Sie unter Tisch (t("table")) entweder einen konkreten Tisch oder belassen Sie die Auswahl auf Automatisch zuweisen (t("auto_assign_table")).
Tragen Sie bei Bedarf Telefon (t("phone")), E-Mail (t("email")) und Notizen (t("notes")) ein.
Tippen Sie auf Reservierung speichern (t("save_reservation")).
Das System legt die Reservierung an, blockiert den Tisch gegen Doppelbelegung, schaltet den Datumsfilter im Panel automatisch auf das gewählte Reservierungsdatum um und zeigt den neuen Eintrag dort sofort an.

2. Spontangast auf die Warteliste aufnehmen (Walk-in)#

Tippen Sie an der Kasse auf Reservierungen und wechseln Sie auf den Reiter Warteliste (t("waitlist")).
Tippen Sie auf Walk-in hinzufügen (t("add_walkin")).
Geben Sie den Gastnamen (t("guest_name")), die Anzahl der Personen (t("party_size")) und optional Notizen (t("notes")) ein.
Tippen Sie auf Auf Warteliste setzen (t("add_to_waitlist")).
Der Gast wird unter fortlaufender Positionsnummer in die Warteliste aufgenommen. Sobald ein Tisch frei wird, klappen Sie den Eintrag auf, tippen auf Tisch vorschlagen (wodurch der freie Tisch direkt zugewiesen wird) und platzieren den Gast anschließend über Platzieren (t("seat_guest_action")) oder Platzieren & Bestellen (t("seat_with_order")).

3. Tagesplan aufrufen und Reservierungen verwalten#

Tippen Sie an der Kasse auf die Schaltfläche Reservierungen.
Wählen Sie im Reiter Heute das gewünschte Datum im Datumsfeld aus.
Überprüfen Sie anhand der Kennzahlen-Kacheln die Gesamtzahl der Gäste (PAX), die bereits platzierten Gäste sowie ausstehende Buchungen und No-Shows.
Prüfen Sie in der Leiste Zeitfenster die erwartete Auslastung der kommenden Stunden.
Wechseln Sie bei Bedarf auf den Reiter Warteliste, um eingetragene Spontangäste einzusehen.

4. Eintreffende Gäste platzieren (Seating)#

Öffnen Sie bei Ankunft der Gäste das Reservierungs-Panel über die Schaltfläche Reservierungen.
Suchen Sie den Gast in der Buchungsliste unter Heute oder in der Warteliste.
Verzweigung A — Nur platzieren: Tippen Sie direkt in der Zeile auf Platzieren. Der Status wechselt auf Platziert, und der Tisch im Saalplan wird sofort als belegt angezeigt.
Verzweigung B — Platzieren und direkt bestellen: Klappen Sie die Buchungszeile durch Antippen auf und tippen Sie auf Platzieren & Bestellen. Der Gast wird platziert, der Tisch wird belegt und das Kassensystem erstellt zeitgleich eine offene Bestellung für diesen Tisch, sodass Sie sofort Artikel erfassen können.
Verzweigung C — Noch kein Tisch zugewiesen (z. B. auf der Warteliste): Klappen Sie die Zeile auf und tippen Sie auf Tisch vorschlagen. Das System weist automatisch einen passenden freien Tisch zu und aktualisiert die Zeile mit der Tischnummer. Anschließend können Sie den Gast über Platzieren (t("seat_guest_action")) oder Platzieren & Bestellen (t("seat_with_order")) setzen. Ohne zugewiesenen Tisch verweigert das System das Platzieren mit einer Fehlermeldung.

5. No-Show markieren (Gast ist nicht erschienen)#

Ist ein Gast nicht zum vereinbarten Termin erschienen (z. B. nach Ablauf einer betrieblichen Kulanzzeit), öffnen Sie das Reservierungs-Panel.
Klappen Sie die Buchungszeile des Gastes durch Antippen auf.
Tippen Sie auf die Schaltfläche No-Show.
Die Reservierung wechselt auf den Status No-Show:
- Die Tisch-Haltestufe wird unverzüglich aufgehoben; der Tisch wird im Saalplan wieder als frei angezeigt und steht anderen Gästen zur Verfügung.
- Der No-Show wird für die Kontaktdaten des Gastes im System gezählt.
- Der Eintrag bleibt in der Tagesübersicht und Statistik als No-Show dokumentiert.

6. Reservierung stornieren#

Sagen Gäste telefonisch oder persönlich ab, öffnen Sie das Reservierungs-Panel.
Klappen Sie die Buchungszeile des Gastes auf.
Tippen Sie auf Abbrechen.
Die Reservierung wechselt in den Status Storniert:
- Die Tisch-Haltestufe wird gelöscht und der Tisch wird sofort wieder freigegeben.
- Der Eintrag bleibt in der Buchungsliste durchgestrichen als Nachweis sichtbar.
Sagen Sie die Reservierung über den Assistenten ab, gilt dasselbe: Sie bleibt als storniert sichtbar und die Tische werden frei. Gelöscht wird dabei nichts.

Was passiert im Hintergrund#

Statusübersicht & 60-Minuten-Vorlauf: Das Kassensystem fragt im laufenden Betrieb regelmäßig die Statusübersicht aller Tische ab. Liegt für einen freien Tisch eine bestätigte Reservierung vor, deren Zeitfenster innerhalb der nächsten 60 Minuten beginnt (oder bereits läuft), wird der Tisch im Kassenplan automatisch als reserviert dargestellt.
Atomarer Doppelbuchungsschutz: Jede im System gespeicherte Reservierung blockiert den zugewiesenen Tisch über eine Haltestufe in der Datenbank für die Dauer des Besuchs (standardmäßig 90 Minuten). Dies verhindert Überschneidungen auf Datenbankebene.
Automatische Datenschutz-Anonymisierung: Ein automatischer Hintergrunddienst führt täglich einen Bereinigungslauf durch: Liegt der Besuchstermin einer Reservierung länger zurück als die Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 30 Tage), werden alle personenbezogenen Angaben (Gastname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Notizen) unwiderruflich gelöscht bzw. der Name durch den Text "Anonymisiert" ersetzt. Die rein statistischen Kennzahlen bleiben für Betriebsberichte erhalten. Eine Benutzeroberfläche zur Anpassung der 30-Tage-Frist existiert derzeit noch nicht.

Häufige Probleme#

1. Kein Tisch zugewiesen#

Ursache: Es wurde auf Platzieren getippt, der Reservierung ist jedoch noch kein Tisch zugeteilt.
Lösung: Klappen Sie die Buchungszeile auf und tippen Sie auf Tisch vorschlagen. Das System weist der Reservierung automatisch einen passenden freien Tisch zu. Tippen Sie anschließend auf Platzieren.

2. Kein passender freier Tisch verfügbar#

Ursache: Beim Anlegen einer Reservierung oder beim Antippen von Tisch vorschlagen steht für die gewünschte Personenzahl und den Zeitraum kein passender freier Tisch zur Verfügung.
Lösung: Wählen Sie einen alternativen Zeitpunkt, prüfen Sie im Saalplan künftig freiwerdende Tische oder weisen Sie manuell einen Tisch zu.

3. Gleichzeitige Bearbeitung durch anderen Bediener#

Ursache: Zwei Servicekräfte an unterschiedlichen Kassen haben zeitgleich denselben Eintrag aktualisiert.
Lösung: Schließen Sie das Reservierungs-Panel kurz und öffnen Sie es erneut, um den aktuellen Datenstand einzulesen.

Grenzen#

Reservierungen können an der Kasse direkt angelegt, platziert, storniert oder als No-Show erfasst werden; das nachträgliche Bearbeiten bestehender Buchungsdaten ist in der Kassenoberfläche derzeit noch nicht möglich, und für die Online-Buchung durch Gäste existiert derzeit keine eigene Buchungsseite im Frontend (ebenso gibt es keine Bildschirme für Buchungs-Tokens oder Reservierungseinstellungen).

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.