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Personal & Arbeitszeit

Ein- und Ausstempeln an der Kasse#

Die Stempeluhr liegt oben in den Systemeinstellungen der Kasse (Menüpunkt Einstellungen), in der Karte Zeiterfassung. Sie erscheint dort, sobald ein Standort gewählt ist.

1. Mitarbeiter auswählen: Wählen Sie unter Mitarbeiter in der Liste Mitarbeiter auswählen … Ihren Namen.
2. PIN eingeben: Tragen Sie in Persönliche PIN Ihre PIN ein (mindestens vier Stellen) und tippen Sie auf Status prüfen. Die Kasse zeigt Ihren Stand: Eingestempelt mit seit … Uhr, Arbeitszeit und Pause, oder Sie sind derzeit nicht eingestempelt.
3. Einstempeln: Tippen Sie auf Einstempeln, wenn Sie Ihre Schicht beginnen.
4. Pause erfassen: Tippen Sie auf Pause beginnen. Der Stand wechselt auf In Pause. Danach tippen Sie auf Pause beenden.
5. Ausstempeln: Am Ende tippen Sie auf Ausstempeln.

• 1 Mitarbeiter: die Auswahlliste der Personen des Standorts.
• 2 Persönliche PIN und Status prüfen. Der Knopf ist erst ab vier Stellen bedienbar.
• 3 Der Stand der gewählten Person: Eingestempelt oder In Pause, seit … Uhr, Arbeitszeit und Pause.
• 4 Der Kasten Hinweis zur Arbeitszeit erscheint nur, wenn eine Grenze des Arbeitszeitgesetzes berührt ist. Er sperrt nichts.
• 5 Ausstempeln beendet die Arbeitszeit. Ist die Person nicht eingestempelt, steht an dieser Stelle Einstempeln.
• 6 Pause beginnen oder Pause beenden, je nach Stand.

Das System verhindert doppelte Buchungen: Versucht ein Mitarbeiter sich einzustempeln, während bereits eine Arbeitszeit aktiv ist, meldet die Kasse, dass bereits eine Schicht offen ist. Mehrfache fehlerhafte PIN-Eingaben werden durch eine automatische Sperre zum Schutz vor unbefugtem Ausprobieren abgewehrt.

Vergessenes Ausstempeln korrigieren#

Wurde das Ausstempeln am Schichtende versäumt, bleibt die Schicht offen und sperrt ein erneutes Einstempeln. Berechtigte Personen (Schichtleitung oder Betriebsleitung/Inhaber) korrigieren dies im Backoffice:

1. Öffnen Sie Backoffice → Arbeitszeit korrigieren (→ Kapitel 12b).
2. Wählen Sie die betreffende Schicht aus der Liste der noch offenen Arbeitszeiten.
3. Tragen Sie Beginn und Ende der Arbeitszeit wahrheitsgemäß nach.
4. Geben Sie verpflichtend einen Grund der Korrektur an (mindestens 3 Zeichen, z. B. „Ausstempeln vergessen“). Ohne Grund lässt sich die Korrektur nicht speichern.
5. Bestätigen Sie mit Speichern.

Jede nachträgliche Änderung wird fälschungssicher mit Originalwerten, geändertem Zeitstempel, Korrekturgrund und Benutzerkennung im Revisionsprotokoll (Audit-Log) unveränderbar festgehalten.

Wozu dient das?#

Das Modul Personal & Arbeitszeit verwaltet die elektronische Zeiterfassung (Stempeluhr), die Schicht- und Dienstplanung, die Ermittlung von Personalkosten sowie den gesetzeskonformen Lohnexport. Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheitszeiten und Pausen direkt am Kassen-Terminal mittels Personenauswahl und PIN.

Die Stundenabrechnung eines Zeitraums können Leitung und Administration auch den KI-Assistenten fragen („Wie viele Stunden hat das Team letzte Woche gearbeitet?“). Er liest sie mit dem Werkzeug get_timesheet aus den abgeschlossenen Schichten und ändert nichts.

Das System speichert alle Zeitstempel fälschungssicher, unterstützt Führungskräfte bei der Dienstplanerstellung, berechnet auf Basis historischer Stundensätze die Brutto-Personalkosten und unterstützt den Betriebsinhaber bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dem Mindestlohngesetz (MiLoG § 17) und der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 4 AO).

Wichtiger Konzeptunterschied: Eine Personal-Arbeitszeit erfasst die persönliche Anwesenheit, Pausen und Entlohnung eines Mitarbeiters. Sie ist strikt getrennt von einer Kassen-Schicht (→ Kapitel 12), welche die Bargeldbestände, Kassenladen, TSE-Signaturen und Z-Berichte eines Kassen-Terminals verwaltet. Ein Mitarbeiter in der Küche oder im Service stempelt seine Arbeitszeit, ohne zwingend eine Kassenlade zu übernehmen.

Rollen und Berechtigungen#

• Mitarbeiter / Kassenpersonal (Service, Küche): Wählt den eigenen Namen an der Stempeluhr, gibt die persönliche PIN ein, stempelt sich ein (Einstempeln), bucht Pausen (Pause beginnen, Pause beenden), stempelt sich aus (Ausstempeln) und sieht den eigenen Stempelstatus sowie persönliche Dienstpläne ein.
• Betriebsleiter / Schichtleitung (Manager): Verwaltet Stundensätze, erstellt, bearbeitet und veröffentlicht Dienstpläne, sieht Personalkosten- und Soll-Ist-Auswertungen ein, exportiert Lohnabrechnungsdaten (CSV) und führt Schichtkorrekturen mit Pflichtbegründung durch.
• Betriebsinhaber / Administrator: Besitzt alle Leitungsrechte und konfiguriert zusätzlich betriebsweite Arbeitszeit-Einstellungen in den Mandanteneinstellungen, insbesondere die Aktivierung der verkürzten Ruhezeit nach § 5 Abs. 2 ArbZG.

Voraussetzungen#

• Das Personal ist im Kassensystem als Benutzer registriert und verfügt über eine hinterlegte PIN (→ Kapitel 22b).
• Für die Personalkostenberechnung und Soll-Ist-Vergleiche sind Stundensätze im Backoffice hinterlegt.
• Das Kassen-Terminal ist betriebsbereit und mit dem Backend verbunden.

Schritt für Schritt#

1. Zeiterfassung am Terminal (Stempeluhr)#

1. Rufen Sie an der Kasse den Bereich Zeiterfassung auf.
2. Mitarbeiter auswählen: Tippen Sie auf Ihren Namen in der Auswahlliste aktiver Mitarbeiter des Standorts.
3. PIN eingeben: Geben Sie Ihre 4-stellige Stempel-PIN ein. Das Terminal prüft die PIN und zeigt Ihre aktuellen Schichtdaten an.
4. Einstempeln:
   • Tippen Sie auf Einstempeln.
   • Das System erfasst Mitarbeiter, Standort und den exakten Startzeitpunkt.
   • War bereits eine Arbeitszeit aktiv, weist das System den Vorgang mit einem entsprechenden Hinweis ab.
5. Pausen buchen:
   • Bei Antritt einer Pause tippen Sie auf Pause beginnen. Der Status schaltet auf In Pause.
   • Nach Rückkehr tippen Sie auf Pause beenden. Das System setzt die Arbeitszeit fort und addiert die Pausendauer.
6. Ausstempeln:
   • Zum Schichtende tippen Sie nach PIN-Eingabe auf Ausstempeln.
   • Das System schließt die Arbeitszeit, errechnet Nettoarbeitszeit sowie Brutto-Lohnkosten und speichert den Datensatz dauerhaft ab.

2. Stundenauswertung und Lohn-CSV (Manager / Admin)#

1. Öffnen Sie im Backoffice Arbeitszeit korrigieren (→ Kapitel 12b). Oben steht die Karte Lohnabrechnung & Zeitauswertung.
2. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum über Von und Bis.
3. Die Tabelle zeigt je Mitarbeiter Schichten, Arbeitszeit, Pausen, Nacht (23–06), Sonntag, Feiertag und Hinweise. Ist nichts erfasst, steht dort Keine Arbeitszeiten im gewählten Zeitraum erfasst.
4. Tippen Sie auf Lohnabrechnung (CSV), um die Datei für Ihr Lohnabrechnungsprogramm herunterzuladen.

Stundensätze und der Dienstplan haben in der Kasse keinen Bildschirm; es gibt hier weder einen Menüpunkt Personalverwaltung noch einen Dienstplan. Beides liegt in der Schnittstelle (→ Kapitel 37).

3. Vergessene Ausstempelungen korrigieren (Nachtrags-Workflow)#

1. Wurde das Ausstempeln versäumt, bleibt die Arbeitszeit geöffnet.
2. Ein Manager oder Administrator öffnet im Backoffice den Bereich Arbeitszeit korrigieren (→ Kapitel 12b).
3. Wählen Sie die offene Schicht aus und tragen Sie die tatsächliche Endzeit ein.
4. Geben Sie zwingend einen plausiblen Grund ein (z. B. „Korrektur: Ausstempeln am Vorabend vergessen“).
5. Speichern Sie den Eintrag. Das System erzeugt einen revisionssicheren Beleg im Änderungsprotokoll.

4. Arbeitszeit-Einstellungen und verkürzte Ruhezeit (Inhaber / Admin)#

1. Öffnen Sie als Administrator im Backoffice einen der Einstellungsbereiche, zum Beispiel FISKAL, und wählen Sie oben im Auswahlfeld Einstellungen den Eintrag Zeiterfassung.
2. Hier befindet sich der Schalter Verkürzte Ruhezeit (§ 5 Abs. 2 ArbZG).
3. Rechtlicher Hintergrund: Nach § 5 Abs. 1 ArbZG beträgt die gesetzliche Mindestruhezeit zwischen zwei Schichten 11 Stunden. In Gastronomie- und Bewirtungsbetrieben erlaubt § 5 Abs. 2 ArbZG eine Verkürzung der Ruhezeit auf bis zu 10 Stunden, wenn jede Verkürzung innerhalb von 4 Wochen oder im selben Kalendermonat durch eine mindestens 12-stündige Ruhezeit ausgeglichen wird.
4. Schalterstellung:
   • Inaktiv (Standard): Das System warnt bei jeder Schichtfolge mit weniger als 11 Stunden Ruhezeit.
   • Aktiv: Das System toleriert Schichtfolgen ab 10 Stunden Ruhezeit und prüft im Monatsbericht, ob der erforderliche 12-Stunden-Ausgleich gewährt wurde. Fehlt dieser, erscheint in der Auswertung der Warnhinweis „Ausgleich fehlt“.
5. Tippen Sie auf Zeiterfassungseinstellungen speichern. Die Kasse meldet Zeiterfassungseinstellungen gespeichert.

Bildschirm für Bildschirm#

1. Terminal-Stempeluhr (Kassenansicht)#

Siehe die Abbildung oben: Auswahlliste Mitarbeiter, Feld Persönliche PIN mit Status prüfen, Stand der Person und darunter die Knöpfe Einstempeln, Ausstempeln und Pause beginnen / Pause beenden. Am Ende steht der Hinweis, dass die Arbeitszeiten nach ArbZG und MiLoG §17 aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden.

2. Backoffice-Einstellungen (Zeiterfassung)#

• Titel: Verkürzte Ruhezeit (§ 5 Abs. 2 ArbZG), mit der Beschreibung der Ausnahmeregelung für die Gastronomie.
• Umschalter: Aktiviert oder deaktiviert den 10-Stunden-Schwellenwert für den gesamten Betrieb. Daneben steht der Stand: Aktiv: Ruhezeit ab 10 h zulässig (Ausgleich erforderlich) oder Inaktiv: Mindestens 11 h Ruhezeit erforderlich.
• Speichern: Zeiterfassungseinstellungen speichern.

3. Lohnabrechnung und Zeitauswertung#

Die Karte steht im Bereich Arbeitszeit korrigieren, siehe Kapitel 12b.

Gesetzliche Vorgaben: ArbZG, MiLoG und Aufbewahrung#

Rechtlicher Hinweis: Das Kassensystem stellt technische Hilfsmittel und Schutzmechanismen bereit. Die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und die Arbeitszeiterfassung liegt allein beim Betriebsinhaber (Arbeitgeber).

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – Grenzwerte und Warnungen#

1. § 3 ArbZG (Höchstarbeitszeit): Die tägliche Netto-Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten (Verlängerung auf 10 Stunden nur bei Ausgleich innerhalb von 6 Monaten zulässig). Das System erzeugt ab 8 Stunden Schichtlänge einen Hinweis („Tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden überschritten“) und bei über 10 Stunden eine deutliche Warnung („Tägliche Höchstarbeitszeit von 10 Stunden überschritten“).
2. § 4 ArbZG (Ruhepausen): Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben. Bei unzureichender Pausendauer weist das System auf fehlende Ruhepausen hin („Gesetzliche Mindestpause nicht eingehalten“).
3. § 5 ArbZG (Ruhezeit zwischen Schichten): Zwischen Schichtende und neuem Schichtbeginn müssen mindestens 11 Stunden (bzw. 10 Stunden bei aktivierter Option nach § 5 Abs. 2 ArbZG) ununterbrochene Ruhezeit liegen. Andernfalls warnt das System mit dem Hinweis „Gesetzliche Mindestruhezeit nicht eingehalten“.

Zwingende Betreiberverantwortung (keine harte Sperre)#

Das Kassensystem blockiert das Stempeln oder Dienstplanen bei Regelverstößen bewusst nicht: Unvorhergesehene gastgewerbliche Notfälle (Personalausfall, Gästeandrang) dürfen den Betriebsablauf nicht lahmlegen. Das System weist transparent auf Verstöße hin; die Disposition und Gewährung von Ausgleichszeiten obliegt dem Inhaber.

Aufbewahrung nach § 147 Abs. 4 AO und Mindestlohngesetz (MiLoG § 17)#

• Aufbewahrungsfrist von 6 vollen Kalenderjahren: Nach § 147 Abs. 4 AO müssen Arbeitszeitnachweise in Verbindung mit steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aufzeichnungspflichten für 6 volle Kalenderjahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Arbeitszeit entstanden ist.
• Revisionssichere Speicherung: Alle Zeitstempel, Pausen, Korrekturen und Protokolleinträge verbleiben unveränderbar in der Datenbank.
• Automatischer Aufräumdienst: Ein täglicher Hintergrunddienst ermittelt stichtagsgenau das gesetzliche Ablaufdatum aller Aufzeichnungen. Erst nach Ablauf der vollen 6 Kalenderjahre werden historische Datensätze automatisch bereinigt. Laufende oder offene Arbeitszeiten werden niemals angetastet.

Was passiert im Hintergrund#

• Präzise Zeiterfassung: Sämtliche Zeitstempel werden standardisiert und sekundengenau in koordinierter Weltzeit (UTC) gespeichert. Bei der Umstellung zwischen Sommer- und Winterzeit entstehen dadurch weder Fehlberechnungen noch doppelt gezählte Stunden.
• Tarifsicherheit: Arbeitszeiten bleiben dauerhaft mit dem zum Schichtzeitpunkt gültigen Stundensatz verknüpft. Spätere Gehaltserhöhungen verändern vergangene Lohnkostenabrechnungen nicht.
• Schutz vor PIN-Ausprobieren: Wiederholte Fehleingaben der Mitarbeiter-PIN an der Kasse lösen eine automatische, zeitlich begrenzte Sperre aus, um unbefugtes Ausprobieren zuverlässig zu unterbinden.
• Sicherer Tabellenexport: Vor dem CSV-Download für die Lohnbuchhaltung prüft das System alle Textfelder auf unzulässige Sonder- und Formelzeichen und entschärft diese, sodass Tabellenkalkulationen (wie Microsoft Excel oder Apple Numbers) die Daten sicher und fehlerfrei öffnen.

Häufige Probleme#

• „Mitarbeiter hat bereits eine aktive Arbeitszeit“:
  • Ursache: Der Mitarbeiter ist noch eingestempelt und versucht, eine neue Schicht zu starten.
  • Lösung: Schicht zuerst mit Ausstempeln beenden oder vergessene Endzeit im Backoffice über Arbeitszeit korrigieren eintragen.
• „Zu viele Fehlversuche. Bitte später erneut versuchen.“:
  • Ursache: Die PIN wurde mehrfach hintereinander falsch eingegeben.
  • Lösung: Kurz abwarten, bis die temporäre Sperre abläuft, und PIN sorgfältig eingeben.
• „Mitarbeiter dürfen sich nur für sich selbst einstempeln“:
  • Ursache: Ein Mitarbeiter ohne Leitungsrechte versucht, Schichtzeiten für einen anderen Kollegen zu buchen.
  • Lösung: An der Kasse wählt jede Person ihren eigenen Namen aus und gibt die eigene PIN ein.
• „Mitarbeiter ist bereits in Pause“ / „Mitarbeiter befindet sich nicht in Pause“:
  • Ursache: Es wurde versehentlich doppelt auf Pause beginnen oder beenden getippt.
  • Lösung: Den aktuellen Status auf dem Kassenbildschirm prüfen und nur die jeweils angebotene Aktion ausführen.
• „Mitarbeiter hat bereits eine überschneidende geplante Schicht“:
  • Ursache: Im Dienstplaner überschneidet sich die neue Schicht zeitlich mit einer bereits vorhandenen Schicht desselben Mitarbeiters.
  • Lösung: Geplante Schichtzeiten im Dienstplan anpassen, sodass keine zeitlichen Kollisionen vorliegen.

Grenzen#

• Das Kassensystem ist kein Ersatz für eine vollständige Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware (wie DATEV Lodas / Lohn und Gehalt), sondern liefert die rechtssicher erfassten Arbeits- und Zuschlagsstunden als strukturierte Daten zu.
• Pausenzeiten werden nicht pauschal automatisch von der Arbeitszeit abgezogen, sondern müssen vom Mitarbeiter aktiv gestempelt oder bei Versäumnis von der Leitung nacherfasst werden.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.