Betrieb einrichten: vom Probebetrieb zum Echtbetrieb

Wozu dient das?#

Ein neuer Kundenbetrieb (Mandant) beginnt als Probebetrieb über die Registrierung auf der Website. Soll der Betrieb dauerhaft produktiv genutzt werden, wird ein frischer Echtbetrieb angelegt.

Ein Probebetrieb wird dabei niemals direkt zum Echtbetrieb umgeschaltet: Alle Testverkäufe, Belege, Schichten und TSE-Signaturen verbleiben unveränderlich im Probebetrieb. Der neue Echtbetrieb übernimmt in einer einzigen Transaktion ausschließlich die Stammdaten. Der bisherige Probebetrieb wird archiviert.

Was wird übernommen und was nicht?#

Übernommen werden (Stammdaten):#

Standorte und Öffnungszeiten
Katalog (Kategorien, Produkte, Varianten, Modifikatoren, Produkt-Aliase, Standortpreise)
Rezepturen
Bereiche, Tische und Tischpläne (Tische erhalten frische QR-Token)
Produktraster
Drucker, Druckwege und Druckerkonfigurationen
Betriebseinstellungen (Druckeinstellungen, Tischservice, Reservierungen, Arbeitszeit, Branding, DATEV, Wechselkurse, Treueprogramm, Preis- und BOGO-Regeln)
Aktive Benutzer (Passwörter und PINs bleiben unverändert) und Mitarbeiter-Stundensätze

Nicht übernommen werden:#

Bewegungs- und Fiskaldaten: Bestellungen, Belege, Zahlungen, Schichten, Kassenbuchbewegungen und signierte Vorgänge
Kundenstamm: Gäste des Probebetriebs können erfundene Testdaten sein
Geräte: Kassen und Terminals haben global eindeutige Kennungen und müssen im Echtbetrieb neu gekoppelt werden
Gutscheine und Lagerbestände: Einlösezähler und Bestände spiegeln vergangene Bewegungen wider
Fiskal- und Zahlungskonfiguration: Der Echtbetrieb startet im Test-/Simulationsmodus (mock) und richtet die echte TSE sowie Zahlungsdienstleister bewusst neu ein
KI-Einwilligung: Die datenschutzrechtliche Einwilligung für KI-Funktionen muss der Betreiber für den echten Betrieb aktiv neu erteilen
Schnittstellen: API-Schlüssel, Webhooks, Online-Bestelltoken und Marketing-Konfigurationen

Der bisherige Probebetrieb wird auf den Status archived gesetzt. Seine Benutzer werden deaktiviert und ihre Benutzernamen und E-Mail-Adressen mit einem Suffix freigegeben, sodass die Anmeldung des Kunden nahtlos im neuen Echtbetrieb landet.

Voraussetzungen#

Eine Registrierung als Probebetrieb (14 Tage) im Status active oder expired.
Zum Start des Echtbetriebs: ein Administratorkonto dieses Betriebs.

Rollen & Berechtigungen#

Rolle	Eigenen Betrieb ansehen	Echtbetrieb starten	Vertragswahl einsehen	Fremde Betriebe
Administrator (Inhaber)	Ja	Ja (`provisioning.tenant.start_production`)	Ja (nur eigener Betrieb)	Nein
Manager	Ja	Nein	Nein	Nein
Servicekraft	Ja	Nein	Nein	Nein

Schritt für Schritt#

Dieses Kapitel beschreibt einen Ablauf ohne eigenen Bildschirm; die Einrichtung im Backoffice selbst steht in Kapitel 20.

Registrieren Sie den Betrieb als Probebetrieb. Sie erhalten die Zugangsdaten des ersten Administrators.
Richten Sie im Backoffice Speisekarte, Tischplan, Drucker und Benutzer ein.
Der Start des Echtbetriebs erfolgt im Backoffice unter Einstellungen → Echtbetrieb starten (oder direkt über den Aktionsknopf in der Backoffice-Seitenleiste für die Rolle Administrator/Inhaber). Ein Bestätigungsdialog weist klar darauf hin, dass der Probebetrieb GoBD-konform archiviert wird und eine Neuanmeldung nötig ist. Stammdaten (Katalog, Tische, Drucker, Benutzer, Einstellungen) werden vollständig übernommen; Musterbestellungen und Probeumsätze werden verworfen.
Nach der Bestätigung werden Sie automatisch abgemeldet und melden sich mit Ihren gewohnten Zugangsdaten im neuen Echtbetrieb an.
Koppeln Sie die Kassen- und Belegdruckgeräte neu, richten Sie Ihre Produktions-TSE und Zahlungsanbindung ein und erteilen Sie bei Bedarf die KI-Einwilligung.

Vertragswahl zur Aufbewahrung nach § 147 AO (AVV § 10 Abs. 3)#

Kassenaufzeichnungen unterliegen in Deutschland nach § 147 AO einer 10-jährigen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Gemäß § 10 Abs. 3 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) treffen der Kunde (Verantwortlicher) und Merkuron (Auftragsverarbeiter) im Vertrag die verbindliche Wahl, wer diese Aufbewahrung nach Vertragsende wahrnimmt.

Die zwei Varianten#

Variante (a) — merkuron (Aufbewahrung durch Merkuron):
- Merkuron bewahrt die Kassenaufzeichnungen für die gesetzliche Dauer von 10 Jahren ab Ende des Kalenderjahres der Erfassung auf und stellt sie im Prüfungsfall im Auftrag des Verantwortlichen bereit.
- Voreinstellung: Für jeden Mandanten gilt standardmäßig die Standardwahl merkuron (kein Eintrag in der Tabelle aufbewahrung_vertragswahlen, Auswertung über aufbewahrung_lesen).
Variante (b) — kunde (Aufbewahrung durch den Kunden nach vollständigem Export):
- Der Kunde erhält vor Vertragsende den vollständigen Mandanten-Export (→ Kapitel 23b) einschließlich DSFinV-K und TSE-Archiv und bewahrt die Daten eigenverantwortlich auf.
- Folge: Nach Bereitstellung des vollständigen Exports und Bestätigung des Empfangs durch den Kunden löscht Merkuron den Datenbestand des Mandanten.

Wer setzt die Vertragswahl?#

Im Programm lässt sich die Vertragswahl noch nicht ändern. Es gilt verbindlich die Standardwahl merkuron (Variante a).
Das Ändern der Wahl ist in der Kassensoftware nicht freigeschaltet.

Wo sieht der Mandanten-Admin die Vertragswahl?#

Über die Schnittstelle GET /api/v1/tenants/{tenant_id}/aufbewahrung kann der Inhaber die für seinen Mandanten hinterlegte Wahl abfragen.
Zudem wird die vertragliche Wahl bei jedem Mandanten-Export (→ Kapitel 23b) im Dokument manifest.json sowie in LIESMICH.txt dokumentiert.

Was passiert im Hintergrund#

POST /api/v1/provisioning/trial legt den Mandanten mit dem ersten Administrator an.
POST /api/v1/tenants/{tenant_id}/start-production legt den frischen Echtbetrieb per Core-Transaktion an, übernimmt die Stammdaten, archiviert den Probebetrieb und veröffentlicht das Ereignis tenant.production_started.
Die Vertragswahl zur Aufbewahrung wertet standardmäßig auf merkuron aus (aufbewahrung_lesen), solange keine Zeile in aufbewahrung_vertragswahlen hinterlegt ist. Eine Änderung im Programm ist nicht vorgesehen.

Grenzen#

Es gibt keine mandantenübergreifende Plattform-Rolle: Betriebe werden nicht zentral aufgelistet oder umgeschaltet.
Die Vertragswahl zur Aufbewahrung ist eine vertragliche Festlegung des Betriebs und kann nicht von Kassenbedienern oder Mandanten-Admins geändert werden.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.