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Benutzer, Rollen & Rechte

Wozu dient das?#

Der Bereich Personalverwaltung regelt die Zugriffsrechte, Bedienerprofile und Sicherheits-PINs in Ihrem Betrieb. Sie verwalten hier alle Benutzerkonten für Kellner, Betriebsleiter und Administratoren. Durch die Zuweisung von Systemrollen und 4-stelligen Schnell-PINs steuern Sie exakt, wer Rechnungen kassieren, Stornierungen durchführen oder Stammdaten im Backoffice verändern darf.

Voraussetzungen#

• Administrator-Berechtigung im Backoffice (Systemrolle: admin).
• Ein zugewiesener Mandant und aktiver Standort.

Rollen#

• Administrator (admin): Uneingeschränkter Vollzugriff auf das Kassen-Terminal, das Backoffice, die Personalverwaltung, PIN-Vergabe und Fiskaleinstellungen.
• Betriebsleiter (manager): Zugriff auf Tagesabschlüsse, Tischpläne, Speisekarten- und Preisbearbeitung sowie Stornierungen; darf jedoch keine Personal-PINs vergeben oder Fiskaleinstellungen verändern.
• Servicepersonal (server): Berechtigung zur Tischbedienung, Bestellaufnahme, Rechnungsdruck und Zahlungsabwicklung am Kassen-Terminal. Für Stornierungen oder Rabatte ist die Autorisierung durch eine Admin-PIN erforderlich.

Bildschirm für Bildschirm#

1. Hauptseite "Personalverwaltung" (RolesPermissions)#

• 1 Das Suchfeld Personal nach Name suchen... filtert die Karten sofort.
• 2 Neuen Bediener hinzufügen öffnet die Maske Neuer Zugriff.
• 3 Der Stift auf der Karte öffnet dieselbe Maske zum Bearbeiten, dann mit dem Titel Zugriff aktualisieren.
• 4 Der Mülleimer fragt zuerst nach: Der Dialog heißt Zugriff entziehen. Erst die Bestätigung entzieht dem Bediener den Zugang.
• 5 Vollständiger Name des Bedieners.
• 6 Systemrolle: Zur Wahl stehen server (Service) und admin (Administrator). Weitere Rollen vergeben Sie nicht in dieser Maske.
• 7 4-stellige geheime PIN. Beim Bearbeiten heißt das Feld Geheime PIN (leer lassen, um aktuelle zu behalten). Unten stehen Abbrechen und Zugriff gewähren (beim Bearbeiten Aktualisieren).
• Kopfzeile:
  • Titel: Personalverwaltung.
  • Beschreibung: Verwalten Sie Terminal-Bediener, weisen Sie Rollen zu und konfigurieren Sie sichere PINs..
  • Schaltfläche "+ Neuen Bediener hinzufügen" (+ Add New Operator): Mit Plus-Icon – Öffnet das Dialogfenster zur Erstellung eines neuen Benutzerkontos.
• Suchleiste:
  • Suchfeld "Personal nach Name suchen...": Such-Icon mit Texteingabefeld zur Echtzeit-Filterung nach Namen oder Benutzernamen.
• Mitarbeiterkarten-Raster:
  • Profil-Icon: Benutzer-Icon in Container-Box.
  • Rollen-Badge: Systemrolle im Farb-Badge (z. B. admin in Primärfarbe, server oder manager in Konturfarbe).
  • Vollständiger Name: Große Überschrift mit dem Mitarbeiternamen (full_name).
  • Benutzername: Text im Format @username.
  • Sicherheits-Badge: Schlüssel-Symbol mit Text PIN-geschützt.
  • Karten-Fußzeile:
    • Status-Anzeige Aktiv mit Häkchen-Symbol.
    • Schaltfläche "Bearbeiten" (Stift-Icon): Öffnet den Bearbeiten-Dialog für diesen Mitarbeiter.
    • Schaltfläche "Löschen" (Mülleimer-Icon): Öffnet den Löschen-Bestätigungsdialog.
• Leerer Zustand (bei keinen Treffern):
  • Text Keine Bediener gefunden.

2. Dialogfenster "Bediener-Editor" (StaffEditorModal)#

• Kopfzeile:
  • Titel: Neuer Zugriff bei Neuerstellung bzw. Zugriff aktualisieren beim Bearbeiten.
  • Beschreibung: Terminal-Zugangsdaten des Bedieners konfigurieren..
• Formularfelder:
  • Feld "Vollständiger Name": Eingabefeld (Platzhalter z. B. Max Mustermann / e.g. Jean Dupont).
  • Auswahlfeld "Systemrolle": Umschaltbare Raster-Buttons:
    • server (Servicepersonal/Kellner).
    • admin (Administrator).
  • Feld "PIN":
    • Bei Neuerstellung: 4-stellige geheime PIN.
    • Beim Bearbeiten: Geheime PIN (leer lassen, um aktuelle zu behalten).
    • Passwort-Eingabefeld (Platzhalter ••••, max. 4 Ziffern, numerischer Eingabemodus).
• Aktionsleiste:
  • Schaltfläche "Abbrechen": Schließt das Fenster ohne Speichern.
  • Schaltfläche "Zugriff gewähren" bzw. "Aktualisieren": Speichert den Bediener im Backend.

3. Bestätigungsdialog "Zugriff entziehen" (ConfirmDialog)#

• Titel: Zugriff entziehen.
• Nachricht: Remove access for {{name}}?
• Schaltfläche "Entfernen" (Rot): Löscht/deaktiviert den Mitarbeiter.
• Schaltfläche "Abbrechen": Bricht den Löschvorgang ab.

Schritt für Schritt (mit Verzweigungen)#

Pfad A: Neuen Mitarbeiter anlegen und PIN zuweisen#

1. Navigieren Sie im Backoffice zu Personalverwaltung.
2. Klicken Sie auf Neuen Bediener hinzufügen.
3. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters im Feld Vollständiger Name ein.
4. Wählen Sie die Systemrolle:
   • Klicken Sie auf server für Kellner und Servicekräfte.
   • Klicken Sie auf admin für Betriebsleiter oder IT-Verantwortliche.
5. Tragen Sie im Feld 4-stellige geheime PIN eine 4-stellige Zahlenkombination ein (z. B. 4321).
6. Klicken Sie auf Zugriff gewähren.

Pfad B: Bestehende PIN zurücksetzen oder Mitarbeiter bearbeiten#

1. Nutzen Sie das Suchfeld Personal nach Name suchen..., um den Mitarbeiter zu filtern.
2. Klicken Sie auf der Mitarbeiterkarte auf das Bearbeiten-Symbol (Stift-Icon).
3. Verzweigung B1 (Nur Name/Rolle ändern): Passen Sie den Namen oder die Rolle an und lassen Sie das PIN-Feld leer.
4. Verzweigung B2 (PIN ändern): Geben Sie im Feld Geheime PIN (leer lassen, um aktuelle zu behalten) eine neue 4-stellige Zahlenfolge ein.
5. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Pfad C: Mitarbeiterzugang sperren oder entziehen#

1. Klicken Sie auf der Karte des Mitarbeiters auf das Mülleimer-Symbol.
2. Es öffnet sich der Dialog Zugriff entziehen.
3. Klicken Sie auf Entfernen. Der Zugang wird gesperrt und die PIN ungültig gemacht.

Rollen- & Rechte-Matrix (aus dem Quellcode abgeleitet)#

Die folgende Tabelle basiert exakt auf den Berechtigungsprüfungen im Backend (backend/modules/auth/) und den Absicherungen im Frontend:

Was passiert im Hintergrund#

• Die Schnell-Anmeldung am Terminal erfolgt über den Aufruf POST /auth/verify-pin mit dem Body {"pin": "...", "tenant_id": "..."}.
• Das Backend prüft die PIN gegen die Tabelle users. Da die PIN innerhalb des Mandanten eindeutig ist, wird der Benutzer ohne vorherige Namensauswahl identifiziert.
• Bei erfolgreicher Validierung wird ein JWT-Token ausgestellt, welches die sub (Username), tenant_id und role enthält.
• Versucht ein server eine geschützte Funktion (z. B. Storno), fordert das Frontend den Endpunkt POST /auth/verify-pin mit einer Admin-PIN an, um die Einzelaktion per Autorisierungstoken zu freizugeben.

Häufige Probleme#

1. Invalid PIN#

• Meldung: Invalid PIN
• Ursache: Am Kassen-Terminal oder im Authentifizierungs-Dialog wurde eine falsche oder nicht existierende PIN eingegeben.
• Lösung: Prüfen Sie die PIN. Wenn der Mitarbeiter seine PIN vergessen hat, muss ein Admin in der Personalverwaltung unter Zugriff aktualisieren eine neue 4-stellige PIN vergeben.

2. Incorrect username or password#

• Meldung: Incorrect username or password
• Ursache: Bei der Anmeldung am Backoffice wurden Benutzername oder Hauptpasswort falsch eingegeben.
• Lösung: Überprüfen Sie Groß-/Kleinschreibung des Benutzernamens oder setzen Sie das Passwort über das Admin-Portal zurück.

3. Staff member not found#

• Meldung: Staff member not found
• Ursache: Es wurde versucht, ein Benutzerprofil zu bearbeiten oder zu löschen, das in der Datenbank nicht mehr existiert.
• Lösung: Aktualisieren Sie die Personalliste im Backoffice (Seite neu laden).

4. Username already registered#

• Meldung: Username already registered
• Ursache: Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters erzeugt das System einen internen Benutzernamen, der im Mandanten bereits vergeben ist.
• Lösung: Vergeben Sie im Feld Vollständiger Name einen leicht abgeänderten Namen (z. B. mit Mittelinitiale).

5. Admin role required#

• Meldung: Admin role required
• Ursache: Ein Benutzer mit der Rolle server oder manager versucht, die Personalverwaltung zu öffnen oder PINs anderer Mitarbeiter zu ändern.
• Lösung: Melden Sie sich als Administrator an. Nur Benutzer mit der Systemrolle admin dürfen Benutzerkonten verwalten.

6. Not your tenant#

• Meldung: Not your tenant
• Ursache: Ein Administrator versucht, auf Mitarbeiterdaten eines fremden Mandanten zuzugreifen.
• Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzerkonto dem korrekten Mandanten zugeordnet ist.

7. Access denied#

• Meldung: Access denied
• Ursache: Der angemeldete Benutzer besitzt keine gültigen Token-Rechte für die angeforderte Aktion.
• Lösung: Melden Sie sich am Terminal ab und mit dem passenden Konto bzw. Admin-PIN erneut an.

8. Only system admins can change mode or status#

• Meldung: Only system admins can change mode or status
• Ursache: Ein lokaler Administrator versucht, den globalen System-Status des Mandanten zu verändern.
• Lösung: Diese Aktion ist dem System-Superadmin vorbehalten.

Grenzen#

• Die Schnell-PIN am Kassen-Terminal ist aus Ergonomiegründen auf exakt 4 Ziffern beschränkt.
• Benutzerdefinierte Rechteprofile außerhalb von server, manager und admin können aktuell nicht frei konfiguriert werden.

Dieses Kapitel gehört zum Merkuron-Handbuch für Inhaber und Servicepersonal.